Dalam operasi manufaktur berukuran menengah di baja, pipa, dan peralatan bertekanan, sekitar 8-15% sertifikat uji pabrik masuk memiliki setidaknya satu perbedaan jika dibandingkan dengan spesifikasi yang berlaku atau pesanan pembelian. Itu berarti pada hari penerimaan dengan 50 MTC, antara 4 hingga 8 dari mereka memiliki sesuatu yang salah.
Sebagian besar bengkel fabrikasi tidak mengetahui tingkat penolakan mereka karena mereka tidak melacaknya. MTC dengan masalah baik terlewatkan tanpa terdeteksi atau diselesaikan secara informal — panggilan ke pemasok, catatan dalam file — tanpa membuat catatan sistematik apa pun. Log penolakan kosong karena tidak ada yang mengisinya.
Konsekuensi dari tidak mengetahui tingkat penolakan Anda adalah Anda tidak dapat menguranginya. Anda tidak dapat mengidentifikasi pemasok mana yang secara konsisten menghasilkan sertifikat bermasalah. Anda tidak dapat menunjukkan peningkatan seiring waktu. Dan Anda tidak dapat menggunakan data untuk memiliki percakapan tindakan perbaikan yang berarti dengan pemasok.
Alasan Penolakan Umum dan Frekuensinya
Ketika operasi manufaktur menerapkan ulasan MTC terstruktur dan mulai mencatat penolakan, distribusi masalah biasanya terlihat seperti ini:
Bidang yang diperlukan hilang (25-35% penolakan). Sertifikat tidak lengkap — tidak ada nomor peleburan, tidak ada referensi metode uji, tidak ada kondisi perlakuan panas, tidak ada hasil persyaratan tambahan yang dipanggil pada PO. Bidang yang hilang adalah perbedaan paling umum karena banyak pabrik dan pusat layanan menghasilkan sertifikat dari templat dan tidak semua bidang templat diisi untuk setiap pesanan.
Kelas atau spesifikasi tidak cocok dengan pesanan pembelian (15-25% penolakan). Spesifikasi produk atau kelas pada MTC tidak cocok dengan apa yang dipesan. Ini termasuk substitusi yang dilakukan tanpa pemberitahuan, kesalahan entri data dalam sistem sertifikasi pabrik, dan sertifikat yang ditarik dari pesanan berbeda dan dilampirkan ke pengiriman yang salah.
Nilai di luar spesifikasi (10-20% penolakan). Nilai kimia atau mekanik yang tidak memenuhi minimum atau maksimum spesifikasi. Ini adalah jenis penolakan yang menerima perhatian paling besar karena merupakan potensi ketidaksesuaian material — tetapi sebenarnya kurang umum daripada masalah dokumentasi.
Nomor peleburan yang salah atau tidak terbaca (10-15% penolakan). Nomor peleburan pada MTC tidak cocok dengan label bundel, daftar kemasan, atau nomor peleburan yang dicap pada material. Atau nomor peleburan ada tetapi tidak dapat dibaca karena kualitas pemindaian.
Tanda tangan atau pernyataan sertifikasi hilang (8-12% penolakan). Sertifikat tidak memiliki tanda tangan perwakilan berwenang pabrik, atau pernyataan sertifikasi hilang atau tidak lengkap.
Persyaratan tambahan tidak terdokumentasi (8-12% penolakan). Persyaratan tambahan dipanggil pada PO tetapi tidak muncul pada MTC.
Mengkategorikan Penolakan: Tiga Tingkat
Tidak semua penolakan memerlukan respons yang sama. Proses manajemen penolakan yang efektif menggunakan tiga kategori:
Kritis — Tahan material. Perbedaan menunjukkan bahwa material mungkin tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan, dan material tidak dapat digunakan sampai perbedaan diselesaikan. Contoh: nilai di luar spesifikasi, kelas tidak cocok dengan pesanan pembelian, nomor peleburan yang tidak cocok dengan identifikasi material fisik. Material dengan penolakan kritis masuk ke area karantina dengan tag tahan. Itu tidak masuk ke lantai toko. Resolusi memerlukan MTC korektif dari pabrik yang mengkonfirmasi data yang benar, material pengganti, atau disposisi teknik formal.
Mayor — Koreksi pemasok diperlukan. Sertifikat tidak lengkap atau memiliki kesalahan dokumentasi, tetapi material mungkin benar. Contoh: hasil persyaratan tambahan hilang, dokumentasi perlakuan panas hilang, tanda tangan hilang. Material dapat diterima dalam status tahan bersyarat, tetapi sertifikat yang diperbaiki harus tiba dari pemasok sebelum material dilepas ke manufaktur. Jadwal resolusi: biasanya 24-72 jam untuk sertifikat yang diperbaiki dari pemasok yang mapan.
Minor — Catatan file. Sertifikat memiliki celah dokumentasi yang tidak mempengaruhi kepatuhan material dan dapat diselesaikan dengan klarifikasi sederhana. Contoh: bidang yang tidak terbaca yang dapat diverifikasi terhadap daftar kemasan, referensi hilang ke standar persyaratan umum yang tersirat dalam spesifikasi produk. Penolakan minor didokumentasikan dalam log penolakan dan dikomunikasikan kepada pemasok sebagai catatan kualitas, tetapi mereka tidak membuat tahan material.
Membangun Log Penolakan yang Memberi Makan Kartu Skor Pemasok
Log penolakan memiliki lima bidang: tanggal, nama pemasok, nomor pesanan pembelian, kategori penolakan (kritis/utama/minor), dan alasan penolakan. Itu saja. Spreadsheet bersama berfungsi untuk operasi yang meninjau kurang dari 200 MTC per bulan. Sistem manajemen kualitas lebih sesuai di atas volume itu.
Setiap bulan, log penolakan menghasilkan tiga metrik per pemasok: tingkat penolakan (MTC ditolak sebagai persentase dari total MTC yang diterima), tingkat penolakan kritis (hanya penolakan kritis), dan rincian alasan penolakan menurut kategori. Metrik ini masuk ke kartu skor pemasok.
Pemasok dengan tingkat penolakan secara konsisten tinggi atau penolakan kritis berulang menerima permintaan tindakan perbaikan pemasok (SCAR) formal. SCAR mendokumentasikan pola, meminta analisis akar penyebab dan tindakan perbaikan dari pemasok, dan menetapkan batas waktu respons 30 hari. Data log penolakan dilampirkan sebagai bukti.
Untuk pemasok dengan masalah kronis yang bertahan melalui dua siklus SCAR, respons yang sesuai adalah tinjauan kualifikasi — baik persyaratan inspeksi penerimaan tambahan (inspeksi 100% vs. sampling normal) atau penghapusan dari daftar pemasok yang disetujui.
Apa Pengurangan Tingkat Penolakan yang Benar-benar Terlihat Seperti
Pabrikan dengan tingkat penolakan MTC 12% yang terdokumentasi di Q1, setelah menerapkan ulasan terstruktur, SCAR pemasok, dan ulasan kartu skor bulanan, biasanya mencapai 5-7% pada Q4. Pengurangan di bawah 5% memerlukan peningkatan proses pemasok di tingkat pabrik — sebagian besar masalah yang bertahan di atas lantai itu dapat diselesaikan melalui proses SCAR.
Pengurangan tingkat penolakan tidak hanya berarti dokumentasi yang lebih bersih. Setiap penolakan kritis yang ditangkap di penerimaan daripada ditemukan nanti mencegah potensi peristiwa kualitas. Di bengkel fabrikasi rata-rata, satu peristiwa kualitas per tahun dapat dikaitkan dengan perbedaan sertifikat yang melewati penerimaan. Peristiwa itu memakan biaya rata-rata $25,000-$75,000 dalam pengerjaan ulang, penundaan, dan perbaikan pelanggan.
Nilai pencegahan pengurangan tingkat penolakan kritis sebesar setengah — biasanya dapat dicapai dalam 6 bulan dengan pelacakan sistematis — melebihi biaya program pelacakan dalam tahun pertama.