Seorang produsen memesan lembaran baja dari Anda dengan persyaratan bahwa Anda memberikan Sertifikat Kecocokan Anda — bukan MTC pabrik, tetapi dokumen perusahaan Anda yang membuktikan bahwa material memenuhi persyaratan yang ditentukan. Ini adalah praktik standar dalam industri yang diatur: pelanggan Anda menginginkan dokumentasi di atas kertas kop perusahaan Anda, dengan tanda tangan Anda yang berwenang, mengkonfirmasi bahwa Anda telah memverifikasi material terhadap persyaratan PO mereka.
Untuk distributor dengan proses manual, menghasilkan dokumen ini membutuhkan waktu 15 hingga 25 menit per pesanan. Temukan templat Word yang tepat, buka MTC untuk mengekstrak data, ketik nomor panas, kelas, nilai kimia, dimensi, dan referensi spesifikasi, cetak, dapatkan tanda tangan manajer kualitas, pindai, dan lampirkan ke dokumentasi pesanan. Kalikan itu dengan 30 atau 50 pesanan per minggu dan Anda memiliki beban dokumentasi yang signifikan — dan peluang signifikan untuk kesalahan transkripsi.
Ada versi yang lebih cepat. Inilah tampilannya.
Apa yang Harus Disertifikasi Sertifikat Kecocokan Distributor yang Tepat
Sebelum Anda dapat mengotomatisasi generasi, Anda memerlukan templat yang konsisten. Sertifikat Kecocokan distributor harus mencakup:
Bidang identitas:
- Nama, alamat, dan logo perusahaan Anda
- Nomor dokumen dan revisi
- Tanggal penerbitan
- Nama dan gelar penandatangan yang berwenang
Referensi pesanan:
- Nama pelanggan dan nomor PO
- Nomor pesanan penjualan Anda
- Tanggal pengiriman
Identifikasi material:
- Deskripsi material (misalnya, SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- Nomor panas
- Nomor batch atau gulungan jika berlaku
- Dimensi dan jumlah yang dikirim
Pernyataan kecocokan:
- Spesifikasi yang disertifikasi (misalnya, ASTM A516/A516M, Kelas 70)
- Pernyataan bahwa material telah diuji dan ditemukan memenuhi semua persyaratan yang ditentukan
- Referensi ke sertifikat uji pabrik asli (nomor dokumen atau referensi pabrik)
- Pernyataan tentang persyaratan pelengkap apa pun yang dipanggil oleh PO
Blok tanda tangan:
- Nama, gelar, dan tanda tangan perwakilan kualitas yang berwenang
- Tanggal ditandatangani
CoC tidak menggantikan MTC — menyertainya. Dokumen pabrik membuktikan kimia, pengujian mekanis, dan perlakuan panas. CoC Anda membuktikan bahwa Anda telah memeriksanya sesuai dengan persyaratan pelanggan Anda dan mengkonfirmasi bahwa itu memenuhinya.
Proses Manual dan Mode Kegagalannya
Sebagian besar distributor menjalankan templat Word. Orang pengendali dokumen membuka templat, menyimpan salinan baru dengan nomor pesanan sebagai nama file, dan secara manual memasukkan data dari MTC. Mereka mencetaknya, membawanya ke manajer kualitas untuk tanda tangan tinta basah, memindainya, dan melampirkannya ke folder pengiriman.
Mode kegagalan dapat diprediksi:
Kesalahan transkripsi. Nomor panas, nilai kimia, dan referensi spesifikasi dimasukkan dengan tidak benar. A5166 bukan A516. Kekuatan lasan 37.500 psi bukan 37.000 psi. Kesalahan ini mengubah dokumen rutin menjadi ketidaksesuaian ketika pelanggan memperhatikan.
Versi templat yang salah. Templat Word diperbarui setelah audit pelanggan memerlukan perubahan. Tidak semua orang memiliki versi terbaru. CoC yang ditandatangani keluar di templat lama yang kehilangan bidang yang diperlukan.
Penundaan tanda tangan. Manajer kualitas adalah satu-satunya orang yang berwenang untuk menandatangani. Mereka dalam pertemuan, di jalan, atau tidak tersedia. Pengiriman tertunda menunggu tanda tangan.
Rancangan hilang. Versi yang tidak ditandatangani disimpan ke folder yang salah. Pindaian yang ditandatangani dinamai secara tidak konsisten. Enam bulan kemudian, pelanggan meminta CoC dan menemukan versi yang benar membutuhkan lebih banyak waktu daripada menghasilkan yang baru.
Seperti Apa Proses Generasi Digital
Proses generasi CoC digital menghilangkan langkah transkripsi dan masalah kontrol versi. Strukturnya adalah:
Langkah 1: Data MTC diekstrak dan distruktur saat diterima. Ketika MTC tiba, bidang utama — nomor panas, kelas, kimia, hasil pengujian mekanis, persyaratan pelengkap — ditangkap dalam rekaman terstruktur. Ini dapat dilakukan secara manual ke dalam formulir, atau secara otomatis menggunakan OCR dan analisis sertifikat.
Langkah 2: Tautan pesanan-ke-sertifikat dipertahankan. Ketika pesanan penjualan ditempatkan terhadap panas itu, rekam sertifikat menghubung ke rekam pesanan. Sistem tahu MTC mana yang mendukung pengiriman mana.
Langkah 3: Generasi CoC dipicu saat konfirmasi pengiriman. Ketika pesanan siap dikirim, sistem pra-mengisi templat CoC dari data sertifikat yang ditautkan dan data pesanan: nama pelanggan dari pesanan, data material dari sertifikat, nomor PO dari pesanan. Orang pengendali dokumen meninjau formulir yang telah diisi sebelumnya dan mengonfirmasi.
Langkah 4: Tanda tangan elektronik diterapkan. Manajer kualitas menerima permintaan tanda tangan — tautan, pemberitahuan, atau item antrian — meninjau dokumen yang telah diisi sebelumnya, dan menerapkan tanda tangan elektronik mereka. Tidak ada pencetakan, tidak ada pemindaian. Dokumen yang ditandatangani disimpan sebagai PDF yang ditautkan ke pesanan.
Langkah 5: CoC dikirimkan dengan pemberitahuan pengiriman. Ketika pengiriman dikonfirmasi, CoC yang ditandatangani dan MTC asli secara otomatis disertakan dalam paket dokumen yang dikirim ke pelanggan.
Dari konfirmasi ke dokumen yang ditandatangani: kurang dari 2 menit kerja aktif. Sisanya adalah aliran data.
Keuntungan Operasional
Keuntungan operasional bukan hanya kecepatan. Ini adalah konsistensi dan kelengkapan. Setiap CoC yang meninggalkan fasilitas Anda berada di templat terkini, dengan data yang benar dari rekam sertifikat, dengan tanda tangan yang benar, dan ditautkan ke pesanan yang dicakupnya. Tidak ada kesalahan transkripsi. Tidak ada ketidakcocokan versi. Tidak ada bidang yang hilang.
Untuk distributor yang melayani pelanggan yang peka terhadap kualitas, kualitas CoC terlihat. CoC dengan data yang telah diisi sebelumnya dan akurat menandakan proses dokumentasi yang matang. CoC yang diketik tangan dengan cairan koreksi atau bidang yang dibiarkan kosong menandakan sebaliknya.
Proses generasi yang dijelaskan di sini tidak memerlukan investasi perangkat lunak yang besar. Ini memerlukan asupan sertifikat terstruktur saat diterima, tautan pesanan-ke-sertifikat dalam sistem manajemen pesanan Anda, templat CoC yang terkunci, dan mekanisme tanda tangan digital. Ini adalah langkah-langkah yang dapat dicapai untuk distributor apa pun yang menangani lebih dari segelintir pesanan per hari.