Tinjauan inventaris bulanan di unit pemrosesan baja di Pune tidak menandai apa pun yang tidak biasa. Delapan ratus ton pelat IS 2062 E350, dibeli dalam tiga pengiriman selama empat bulan dari pabrik di Vizag, terletak di halaman penyimpanan dengan MTC yang diverifikasi dan slip penerimaan barang yang distempel. Manajer kualitas telah melakukan pemeriksaan portal BIS pada pembelian pertama. Dia tidak mengulanginya.
Enam minggu kemudian, manajer akun utama pabrik menelepon — meminta maaf. Lisensi BIS telah kedaluwarsa tiga bulan yang lalu. Permohonan perpanjangan telah diajukan namun BIS telah mengangkat pertanyaan teknis yang menunda persetujuan. Pabrik telah melanjutkan produksi dan penandaan selama kedaluwarsa.
Pabrikan memiliki tiga bulan material di gudang dengan asal lisensi kedaluwarsa. Beberapa sudah dipotong dan dilas menjadi sub-rakitan untuk proyek NHAI. Tim TPI NHAI akan tiba minggu depan.
Mengapa Kedaluwarsa Lisensi BIS adalah Risiko Struktural
Lisensi produk BIS untuk standar baja terjadwal — IS 2062, IS 1786, IS 808, IS 1161, IS 3502 — dikeluarkan untuk jangka waktu tertentu. Periode perpanjangan standar adalah satu hingga dua tahun tergantung pada kategori produk, meskipun BIS dapat memberikan periode yang lebih pendek atau lebih panjang berdasarkan penilaiannya terhadap catatan kepatuhan pabrikan.
Ketika lisensi kedaluwarsa, pabrikan tidak lagi berwenang untuk:
- Menerapkan merek ISI ke produksi baru
- Mengeluarkan MTC mengklaim sertifikasi BIS untuk material baru
Apa yang harus dilakukan pabrik secara hukum ketika lisensi kedaluwarsa: menghentikan produksi di bawah skema BIS dan berhenti menerapkan merek ISI sampai perpanjangan disetujui. Apa yang dilakukan beberapa pabrik dalam praktik: melanjutkan produksi dan penandaan, beroperasi dengan asumsi bahwa perpanjangan akan segera tiba.
Kesenjangan antara persyaratan hukum dan kenyataan operasional ini adalah titik paparan bagi pelanggan hilir.
Mengapa Pelanggan Tidak Diberitahu
Tidak ada mekanisme pemberitahuan wajib BIS yang mengingatkan pelanggan hilir ketika lisensi pemasok kedaluwarsa. Portal BIS mencerminkan status saat ini, tetapi hanya jika seseorang memeriksanya. Distributor atau pabrikan yang membeli dari pabrik dengan lisensi sah pada saat pembelian dan tidak memeriksa lagi tidak memiliki cara untuk mengetahui bahwa lisensi telah kedaluwarsa — kecuali pabrik memberi tahu mereka.
Pabrik memiliki insentif keuangan untuk tidak secara sukarela mengungkapkan kedaluwarsa lisensi. Pengungkapan akan memicu pembatalan pesanan, negosiasi ulang harga, dan tinjauan kualifikasi pemasok. Asimetri informasi antara pabrik dan pelanggan mengenai status lisensi BIS adalah nyata dan operasional.
Mengintegrasikan Pemantauan Lisensi BIS ke dalam Kualifikasi Pemasok
Solusinya adalah pemantauan sistematis, berbasis kalender — tidak mengandalkan pabrik untuk memberi tahu Anda.
Pada kualifikasi pemasok awal:
- Catat nomor CM/L dan tanggal kedaluwarsa lisensi BIS dalam daftar pemasok yang disetujui
- Verifikasi lisensi di portal BIS pada hari kualifikasi, bukan hanya dari dokumen sertifikat
- Catatan: beberapa pabrik memiliki beberapa lisensi BIS untuk kategori produk yang berbeda; verifikasi lisensi untuk produk spesifik yang Anda miliki
Tinjauan triwulanan (minimum):
- Periksa nomor CM/L setiap pabrik yang disetujui di portal BIS
- Catat tanggal pemeriksaan portal dan hasil dalam file pemasok
- Tandai lisensi apa pun dengan kurang dari 60 hari hingga kedaluwarsa
Pada pemicu 60 hari:
- Hubungi pemasok dan minta konfirmasi status perpanjangan
- Jika perpanjangan sedang berlangsung, minta surat pengakuan BIS atau nomor referensi aplikasi sebagai bukti
- Putuskan apakah akan melanjutkan pembelian sambil menunggu perpanjangan atau jeda sampai lisensi yang diperpanjang dikonfirmasi
Pada perpanjangan lisensi:
- Catat nomor lisensi baru dan tanggal kedaluwarsa
- Perbarui daftar pemasok yang disetujui
Ritme ini dapat dikelola bahkan untuk tim pengadaan tanpa sumber daya kualitas yang berdedikasi. Untuk pemasok di atas ambang batas volume, pemeriksaan triwulanan membutuhkan beberapa menit per pemasok. Untuk pemasok yang lebih kecil atau penambahan baru, integrasikan pemeriksaan portal ke dalam langkah kualifikasi pesanan pertama dan ulangi dalam 90 hari.
Klausul Kontrak yang Mengalihkan Kewajiban
Prosedur kualifikasi pemasok adalah kontrol internal. Kewajiban kontrak adalah perlindungan eksternal. Pertimbangkan menambahkan ke pesanan pembelian atau perjanjian pemasok:
- Klausul pemberitahuan: "Pemasok akan memberitahu [pembeli] dalam 5 hari kerja jika lisensi BIS-nya untuk kategori produk yang relevan kedaluwarsa, ditangguhkan, atau sedang menjalani tinjauan perpanjangan."
- Klausul garansi: "Pemasok menjamin bahwa lisensi BIS di bawah yang diproduksi material apa pun yang disuplai di bawah pesanan ini aktif dan dalam kondisi baik pada tanggal produksi."
- Klausul perbaikan: "Jika ditemukan bahwa material diproduksi di bawah lisensi BIS yang kedaluwarsa atau ditangguhkan, pemasok akan mengganti material dengan biayanya sendiri dan mengganti pembeli terhadap biaya apa pun yang timbul dari penundaan proyek, pemberitahuan penahan, atau penolakan pekerjaan yang dipabrikasi."
Klausul ini tidak mencegah pabrik membiarkan lisensinya kedaluwarsa. Mereka membentuk bahwa risiko keuangan kedaluwarsa itu terletak pada pabrik, bukan pada Anda.
Apa yang Harus Dilakukan Ketika Anda Menemukan Material Lisensi Kedaluwarsa dalam Persediaan
Jika Anda menemukan bahwa material di gudang Anda diproduksi selama periode ketika lisensi BIS pemasok kedaluwarsa atau hangus, respons tergantung pada tahap material:
Dalam persediaan baku, belum diproses:
- Tempatkan lini yang terkena dampak pada tahan kualitas
- Hubungi pabrik dan minta bukti bahwa tanggal produksi jatuh dalam periode lisensi yang sah (log produksi pabrik, catatan kunjungan pengawasan BIS, catatan produksi berkode tanggal)
- Jika bukti memuaskan, dokumentasi dan bersihkan; jika bukti tidak cukup, naikkan laporan ketidaksesuaian pemasok dan negosiasikan penggantian atau kredit
- Jangan jual ke proyek yang memerlukan material bersertifikat BIS hingga status terselesaikan
Dalam sub-rakitan yang dipabrikasi atau pekerjaan selesai:
- Evaluasi proyek mana yang ditujukan material dan apakah sertifikasi BIS adalah persyaratan kontrak
- Untuk proyek di mana itu adalah persyaratan (pemerintah, infrastruktur), ungkapkan kepada tim QA proyek dan pemilik proyek sebelum inspeksi TPI — pengungkapan sukarela jauh lebih baik daripada pemberitahuan penahan yang ditemukan selama inspeksi
- Bekerja dengan pabrik untuk membangun bukti apa yang tersedia dan apakah pengecualian dari pemilik proyek dapat dicapai
- Untuk proyek di mana sertifikasi BIS bukan persyaratan kontrak spesifik, dokumentasi ketidaksesuaian, catat properti material dari MTC, dan lanjutkan dengan penandatanganan yang sesuai
Situasi pabrikan Pune — ditemukan seminggu sebelum TPI — dapat diselamatkan untuk sebagian persediaan di mana pabrik menghasilkan bukti tanggal produksi, tetapi bukan untuk material yang diproduksi dalam minggu-minggu terakhir sebelum lisensi secara resmi kedaluwarsa. Tiga anggota struktural harus dibuat ulang. Biaya diserap oleh pabrik di bawah kontrak pasokan.