Ada dua versi paket penelusuran material yang ditolak oleh auditor. Versi pertama adalah versi tipis — folder dengan MTC dan peta pengelasan, tidak ada tautan di antara keduanya. Versi kedua adalah versi membengkak — binder tiga lubang penuh dengan setiap sertifikat, setiap dokumen, setiap email, diatur berdasarkan tanggal, tanpa indeks dan tanpa struktur yang jelas.
Auditor menolak keduanya. Versi tipis gagal karena tautan yang hilang. Versi membengkak gagal karena auditor tidak dapat menemukan apa yang mereka butuhkan dalam waktu yang dialokasikan. Tidak ada versi yang merupakan kegagalan manajemen kualitas yang terjadi dalam semalam — keduanya adalah hasil yang dapat diprediksi dari tidak merancang paket untuk kasus penggunaan sebenarnya: verifikasi cepat dan mandiri oleh pihak ketiga yang tidak berpartisipasi dalam pekerjaan.
Standar untuk paket yang dapat dipertahankan adalah ini: auditor harus dapat melacak komponen atau pengelasan apa pun dari produk jadi kembali ke batch yang diuji dalam lima menit. Ini bukan persyaratan formal yang ditulis di mana saja. Ini adalah standar praktis yang memisahkan paket yang lulus dari paket yang menghasilkan ketidaksesuaian.
Apa yang Dikandung Paket yang Dapat Dipertahankan
Untuk bejana tekan, rakitan struktural, atau manufaktur kompleks, elemen yang diperlukan adalah:
1. Gambar atau isometrik dengan nomor komponen dan sendi. Setiap komponen memiliki pengidentifikasi unik. Setiap sambungan las memiliki nomor unik. Ini adalah kunci referensi utama untuk seluruh paket — setiap dokumen lain merujuk ke nomor-nomor ini.
2. Daftar material dengan nomor batch yang ditugaskan untuk setiap item baris. Tidak hanya grade dan spesifikasi — nomor batch. Daftar material adalah inventaris material; nomor batch adalah apa yang membuatnya dapat dilacak. Daftar material tanpa nomor batch adalah dokumen pengadaan, bukan dokumen kualitas.
3. MTC untuk setiap batch. Nomor batch yang dicetak di MTC harus cocok dengan nomor batch yang tercatat di daftar material. Jika cocok, tautan akan didirikan. Jika tidak cocok, itu adalah ketidaksesuaian.
4. Peta pengelasan dengan nomor sendi dan referensi nomor batch. Setiap sendi pada peta pengelasan merujuk pada nomor batch material dasar dan nomor lot material pengisi. Nomor sendi pada peta pengelasan menghubungkan kembali ke gambar dan maju ke laporan NDE.
5. Sertifikat material pengisi (lot elektroda atau kawat) yang dirujuk pada peta pengelasan. Satu sertifikat per lot yang digunakan dalam pekerjaan. Nomor lot pada sertifikat harus cocok dengan nomor lot yang tercatat pada peta pengelasan untuk sendi di mana lot itu digunakan.
6. Nomor WPS/PQR untuk setiap sendi. Prosedur pengelasan yang memenuhi syarat untuk setiap sendi. Dirujuk pada peta pengelasan.
7. Catatan kualifikasi pengelasan. Berdasarkan nomor WQT. Dirujuk pada peta pengelasan atau dalam perjalanan terhadap sendi yang dilakukan setiap pengelasan.
8. Laporan NDE yang merujuk nomor sendi. Laporan NDE merujuk ke nomor sendi tertentu dari peta pengelasan. Hasil penerimaan dinyatakan untuk setiap sendi. Teknik dan prosedur diidentifikasi.
9. Catatan PWHT (jika berlaku). Catatan perlakuan panas pascalasan merujuk pada batch yang dirawat, profil suhu, dan catatan tungku. Jika PWHT diperlukan dan tidak didokumentasikan, prosedur pengelasan sendi mungkin menjadi batal.
10. Laporan inspeksi akhir dengan tanda tangan penerimaan. Tanda tangan inspektur mencakup perakitan yang selesai dan merujuk pada paket dokumentasi sebagai terverifikasi.
Apa yang Membuatnya Dapat Dipertahankan — Bukan Hanya Lengkap
Kelengkapan diperlukan. Itu tidak cukup.
Sebuah indeks. Satu halaman di depan paket yang mencantumkan setiap dokumen, nomor dokumen atau referensinya, dan di mana dapat ditemukan. Auditor yang menerima binder 200 halaman tanpa indeks akan menghabiskan sepuluh menit pertama inspeksi hanya untuk menemukan dokumen. Itu sepuluh menit waktu audit produktif yang hilang — dan auditor memperhatikan.
Referensi silang yang tertanam. Daftar material merujuk ke MTC berdasarkan nomor sertifikat. Peta pengelasan merujuk ke item baris daftar material berdasarkan nomor item, MTC berdasarkan nomor batch, dan laporan NDE berdasarkan nomor laporan. Laporan NDE merujuk ke nomor sendi dari peta pengelasan. Ketika setiap dokumen merujuk ke dokumen yang terhubung dengannya, rantai dapat diikuti tanpa auditor perlu merekonstruksinya secara mental.
Disaring ke batch yang benar-benar digunakan. Kesalahan umum dalam paket yang membengkak: memasukkan setiap sertifikat yang diterima untuk material yang dibeli dalam proyek, termasuk material yang dipesan tetapi tidak digunakan, dikembalikan ke stok, atau digunakan dalam pekerjaan yang berbeda. Sertifikat tambahan menciptakan ambiguitas. Auditor melihat nomor batch X dalam paket dan perlu memverifikasi apakah batch X benar-benar digunakan. Jika tidak ada referensi daftar material ke batch X, itu tidak boleh ada dalam paket.
Paket yang dapat dipertahankan berisi persis apa yang digunakan dalam pekerjaan, dengan setiap tautan eksplisit, diatur sehingga rantai dapat dilacak dalam lima menit.