المشتريات الفورية موجودة لأن سلسلة التوريد العادية بها فجوات. يحتاج العميل إلى مواد أسرع من وقت التسليم القياسي. الطاحونة المفضلة لديك مأخوذة. المنافس يقدم مواد بسعر يجعل إعادة البيع جذابة. تشتري من وسيط، أو ساحة فائضة، أو موزع غير معروف لسد الفجوة.
في استعجالية المشترى الفوري، يتم التخلي عن متطلبات الشهادات في الغالب. المحادثة تدور حول السعر والتوفر وتاريخ التسليم — ليس التوثيق. تصل المادة، يتم استقبالها في المخزون، والجميع يمضون قدماً.
بعد ثمانية أشهر، عميل اشترى مادة من ذلك الحجم يقدم شكوى الجودة لعميله. يتطلب تدقيق الجودة تتبعاً إلى شهادة الاختبار الأصلية. يتصلون بك. تتصل بالبائع الفوري. يقول البائع الفوري أن الشهادة لم تكن مضمنة في المعاملة. الطاحونة الأصلية منتج أجنبي ولا تستجيب لطلبات إعادة الإصدار. الشهادة غير موجودة في أي شكل يمكن الوصول إليه.
أنت الآن مالك فجوة تتبع مادة. المادة موجودة في منتج عميلك. قد يكون المنتج قيد الاستخدام بالفعل. لديك بدون توثيق لدعم خصائص المادة.
لماذا المشتريات الفورية تخلق مسؤولية الشهادة
المشتريات الفورية من مصادر غير قياسية تحمل خطر شهادة مرتفع لثلاثة أسباب:
قد لا يكون البائع قد نشأ الشهادة. الوسطاء وموزعو الفائض غالباً ما يشترون مواد بدون توثيق كامل. يحصلون على أي شهادة جاءت مع المادة — أحياناً شهادة اختبار كاملة، أحياناً تقرير اختبار جزئي، أحياناً لا شيء. حالة التوثيق للشهادة غالباً ما لا يتم تمثيلها بدقة في البيع لأن البائع لا يراها كمصدر قلق أساسي.
شهادات الطواحين الأجنبية يصعب إعادة إصدارها. الطاحونة المحلية الرئيسية تحتفظ بسجلات الشهادات وستعيد الإصدار عند الطلب. الطواحين الأجنبية الأصغر، خاصة للمنتجات السلعية، قد لا يكون لديها أرشيفات شهادات يمكن الوصول إليها. قد تكون الشهادة التي لم يتم التقاطها في وقت الشراء غير متاحة بشكل دائم.
الاستعجالية تتجاوز عمليات الموافقة العادية. في عملية شراء قياسية، تتضمن قائمة التحقق من الشراء متطلبات الشهادة. في المشترى الفوري، سلسلة الموافقة مضغوطة. يقول مدير المشتري "فقط احصل على المادة"، وعناصر قائمة التحقق العادية يتم تجاهلها.
ما يحدث عند فقدان الشهادة
التسلسل ينكشف على مراحل، كل واحدة أكثر خطورة من السابقة.
المرحلة 1: طلب العميل. يطلب العميل شهادة الاختبار لحجم محدد. تبحث في ملفاتك. الشهادة ليست هناك. تتصل بالمورد. المورد ليس لديه. تشرح هذا للعميل.
المرحلة 2: تصعيد العميل. يصعد العميل داخل نظام الجودة الخاص به. تصبح شهادة الاختبار المفقودة عدم امتثال موثق ضد شركتك. اعتماداً على العميل، قد يؤدي هذا إلى طلب إجراء تصحيحي رسمي، أو تخفيض في تصنيف المورد المعتمد لديك، أو الإزالة من قائمة الموردين المعتمدين.
المرحلة 3: حالة المادة. إذا تم بالفعل دمج المادة في منتج، يواجه العميل قراراً: حجز المنتج في انتظار قرار المادة، أو رفض الدفعة بالكامل، أو الاستخدام كما هو مع قبول المخاطرة الموثقة. جميع الخيارات الثلاثة لها تكاليف، وشركتك مسؤولة عن بعضها أو كلها.
المرحلة 4: المسؤولية اللاحقة. في الصناعات المنظمة — أوعية الضغط، والهياكل الفضائية، والمكونات النووية — قد تؤدي فجوة التتبع في سلسلة شهادة المادة إلى تعليق المنتج، أو إخطار تنظيمي، أو في الحالات الشديدة، سحب المنتج. التعرض المالي من فجوة شهادة واحدة يمكن أن يتجاوز بكثير قيمة المشترى الفوري الذي أنشأه.
بناء سياسة بدون شهادة بدون استقبال تحافظ على قوتها
السياسة مباشرة: لا يتم استقبال أي مادة في المخزون دون شهادة اختبار مصاحبة. بدون استثناءات للمشتريات الفورية. بدون استثناءات للطلبات العاجلة. بدون استثناءات للموردين المعروفين.
الحفاظ على السياسة تحت ضغط المشترى الفوري يتطلب شيئين:
جعل السياسة مرئية عند الشراء، لا عند الاستقبال. متطلبات الشهادة تحتاج إلى أن تكون جزءاً من أمر الشراء، لا فحص في الرصيف. كل أمر شراء — بما في ذلك المشتريات الفورية الطارئة — يجب أن يتضمن سطراً يحدد متطلبات MTC. هذا يحول المحادثة: "سأرسل لك أمر شراء، الشهادة مطلوبة مع التسليم" بدلاً من الأمل في وصول الشهادة.
إعطاء سلطة الاستقبال لرفض المواد غير المعتمدة. يحتاج فريق الاستقبال إلى سلطة صريحة لحجز أو إعادة المواد التي تصل بدون التوثيق المطلوب. بدون هذه السلطة، سيقبل الاستقبال المادة لأن شخصاً ما قال لهم أن الطلب كان عاجلاً، وفجوة الشهادة سيتم اكتشافها فقط لاحقاً.
سيقاوم فريق الشراء هذه السياسة عندما يكونون تحت ضغط التسليم. الرد هو السيناريو الموضح أعلاه: تكلفة فجوة شهادة تم اكتشافها بعد المعالجة أو بعد التسليم هي مضاعفات تكلفة تأخير يومين للحصول على التوثيق بشكل صحيح.
التعامل مع المخزون غير المعتمد الموجود
إذا كان لديك مرفق يحتوي على مواد في المخزون بدون شهادات — من المشتريات الفورية السابقة أو التوثيق التاريخي غير الكامل — يعتمد النهج على وجهة المادة.
بالنسبة للمواد التي ستبيع فقط للعملاء بدون متطلبات شهادات، تكون المخاطرة مقتصرة. وثّق القيد على سجل المخزون: "لا توجد شهادة اختبار متاحة، بيع فقط للحسابات غير المطلوب منها شهادات."
بالنسبة للمواد التي قد يتم بيعها لعملاء يتطلبون شهادات، خياران: الحصول على شهادة بديلة من الطاحونة الأصلية إن أمكن، أو اختبار المادة فعلياً من خلال معمل معتمد وتوثيق نتائج الاختبار. الاختبار الفعلي مكلف لكنه ينشئ سجل خصائص موثقة.
المواد بدون توثيق وبدون طريق للتوثيق يجب أن تكون مميزة كمقيدة وليست مخصصة للعملاء الذين تتطلب أنظمة الجودة لديهم التتبع.
تمنع سياسة بدون شهادة بدون استقبال المشكلة من النمو. إدارة الفجوات الموجودة تتطلب فرز. كلما حدث الفرز بشكل أبكر، كلما كان عدد الخيارات التي تستنفدها أقل.