عند حجم منخفض - 20 أو 30 شهادة فحص في الأسبوع - الاستقبال اليدوي للشهادة قابل للإدارة. يفتح موظف الاستقبال ملف PDF، ويتحقق من أنه يبدو مكتملاً، وينشئ اسم الملف برقم الحرارة وتاريخ الاستقبال، ويضعه في المجلد الصحيح، وينتقل إلى الأمام. تعمل العملية. الأخطاء نادرة وعادة ما يتم اكتشافها بسرعة لأن الحجم منخفض بما يكفي بحيث يلاحظ شخص ما عندما يبدو شيء ما خاطئاً.
عند 200 شهادة فحص في الأسبوع، تتغير الحسابات. نفس العملية التي تستغرق بضع دقائق لكل شهادة تحتل الآن جزءاً كبيراً من الوظيفة بدوام كامل. والأهم من ذلك، معدل الخطأ الذي كان مقبولاً عند الحجم المنخفض يصبح مشكلة تشغيلية متكررة على نطاق واسع. معدل خطأ واحد بالمائة على 200 وثيقة في الأسبوع يعني شهادتين مصنفتين بشكل خاطئ أو معالجتين خاطئة كل أسبوع. تتحول هاتان الشهادتان إلى شكويين من العملاء، وحبسين للشحنة، أو ساعتي تحقيق - كل أسبوع، بشكل متراكم.
هذه هي نقطة الانقلاب حيث يتوقف الاستقبال اليدوي للشهادات عن كونه مهمة إدارية ويبدأ بكونه التزاماً.
كيف يبدو الاستقبال اليدوي على نطاق واسع
موزع متوسط الحجم يستقبل 200 شهادة فحص في الأسبوع عادة ما يستقبل من 10 إلى 20 موردين مختلفين، عبر درجات وأشكال منتجات متعددة. تصل شهادات الفحص عبر مرفقات البريد الإلكتروني، وبوابات الموردين، والفاكس (لا يزال شائعاً)، وأحياناً الورقة مع التسليم.
تبدو عملية الاستقبال اليدوي بهذا الشكل: استقبال الشهادة، فتحها، التحقق من أنها الوثيقة الصحيحة لأمر الشراء الصحيح، استخراج المعلومات الرئيسية للتأكد من الاستقبال، حفظها باسم ملف متسق، وتصنيفها في الموقع الصحيح. بالنسبة لشهادة مباشرة من مطحنة محلية مألوفة باللغة الإنجليزية، هذا يستغرق 3 إلى 5 دقائق. بالنسبة لشهادة مشكلة، يستغرق وقتاً أطول.
حسابات الحجم عند 200 شهادة في الأسبوع: 600 إلى 1000 دقيقة في الأسبوع في استقبال الشهادة وحده. هذا 10 إلى 17 ساعة في الأسبوع - جزء كبير من سعة FTE واحد، لا يفعل شيئاً سوى معالجة المستندات الواردة.
حيث يفشل
شهادات مصنفة بشكل خاطئ. عند الحجم الكبير، تتعطل اتفاقيات التسمية والتصنيف. رقم الحرارة الذي يتم إدخاله كـ "H98721" في شهادة واحدة يتم تصنيفه كـ "98721" في اسم المجلد بواسطة مشغل مختلف. قد لا يعود البحث عن أي من النموذجين بالآخر. الشهادة موجودة - إنها فقط غير قابلة للبحث في الفهرس المتوقع. تظهر الشهادة المصنفة بشكل خاطئ كشهادة مفقودة في وقت التسليم.
أرقام الحرارة المكررة ببيانات متغيرة. تنتج مطاحن مختلفة أحياناً مادة برقم الحرارة نفسه، خاصة عند الحصول على المواد من موردين متعددين. شهادتان برقم حرارة نفسه ولكن قيم كيميائية مختلفة تنشئ غموضاً: أي شهادة تنتمي إلى أي مخزون؟ بدون تاريخ استقبال أو بادئة خاصة بالمورد في اسم الملف، لا يمكن التمييز بين الشهادتين في بحث المجلد.
شهادات بلغات أجنبية. تنتج مطاحن أوروبية وآسيوية شهادات الفحص بلغاتها المحلية - الألمانية والفرنسية والإسبانية والصينية واليابانية. موظف استقبال يمكنه قراءة الإنجليزية لا يمكنه التحقق من محتوى شهادة باللغة الألمانية بثقة. الاستجابة النموذجية هي تصنيفها كما هي واللأمل بأن الحقول ذات الصلة موجودة في المواضع الصحيحة. إذا اختلف تخطيط الحقل عن شهادة محلية، تكون البيانات المستخرجة غير صحيحة أو مفقودة تماماً.
الانتظار أثناء فترات الذروة. عندما يزداد حجم الاستقبال - أثناء بناء مخزون نهاية الربع، أو بعد انقضاء اضطراب في سلسلة الإمداد، أو أثناء ذروة الطلب الموسمية - استقبال الشهادة ينتظر. تتراكم الشهادات في صندوق الوارد. يتم استقبال المادة في المخزون قبل تسجيل شهادتها. عندما يتم شحن الطلب، لا تكون الشهادة في النظام لأن الاستقبال لم يلحق بها.
كيف يبدو الاستقبال المنظم
الاستقبال المنظم للشهادات يستبدل الملف والنسيان بالتقاط البيانات وإدارة الاستثناءات. تتكون العملية من ثلاثة مكونات:
استخراج الحقول المطلوبة. لكل شهادة يتم استقبالها، يتم التقاط الحقول المحددة في سجل منظم: رقم الحرارة، المورد، الدرجة، قيم الكيمياء، نتائج الاختبار الميكانيكي، المتطلبات الإضافية، وتاريخ الشهادة. يمكن إجراء هذا الاستخراج يدويون باستخدام نموذج، أو جزئياً بشكل آلي باستخدام استخراج الشهادات المستندة إلى OCR بتنسيقات مطحنة مألوفة.
المطابقة التلقائية مع أمر الشراء. يتم مطابقة رقم الحرارة المستخرج والدرجة مقابل أمر الشراء المفتوح لإيصالات الاستقبال المقابلة. إذا كانت بيانات الشهادة تطابق أمر الشراء، يتم تأكيد الاستقبال. إذا لم تطابق - عدم توافق الدرجة، حرارة غير موجودة على أوامر الشراء المفتوحة، الكيمياء خارج النطاق المحدد - تذهب الشهادة إلى قائمة استثناء للمراجعة اليدوية.
قائمة استثناء للشذوذ. شهادات بلغات أجنبية، بيانات جزئية، مسحات غير واضحة، وعدم توافق البيانات توجه إلى قائمة استثناء محددة مع خطوة مراجعة قبل تأكيد الاستقبال. تجعل قائمة الاستثناء المشاكل مرئية وتتطلب حلاً قبل دخول المادة إلى المخزون.
حالة العائد على الاستثمار لموزعي الحجم الكبير
حسابة العائد على الاستثمار للاستقبال المنظم مباشرة على نطاق واسع. تكلفة الاستقبال اليدوي عند 200 شهادة في الأسبوع: 600 إلى 1000 دقيقة في الأسبوع، أو تقريباً 0.35 إلى 0.5 FTE. الاستقبال المنظم مع أتمتة جزئية يقلل وقت المعالجة اليدوية إلى 1 إلى 2 دقيقة لكل شهادة للمستندات المباشرة - تقريباً 200 إلى 400 دقيقة في الأسبوع، مع استثناءات تضيف وقتاً إضافياً.
اكتساب الكفاءة مهم. لكن العائد الأكبر هو في القضاء على الأخطاء. كل شهادة مصنفة بشكل خاطئ تسبب حبس الشحنة تكلف تقريباً 1 إلى 3 ساعات من التحقيق والتواصل مع العملاء. كل شهادة خاطئة مرفقة بشحنة يتم اكتشافها في فحص الاستقبال الخاص بالعميل تكلف أكثر. كل رفع فجوة شهادة يكلف أكثر.
عند 200 شهادة في الأسبوع، تقليل معدل الخطأ من 1% إلى 0.1% يمنع تقريباً 90 شهادة مشكلة في السنة. التكلفة اللاحقة لتلك الأخطاء الممنوعة - في العمل، تكاليف المتابعة، وإدارة علاقات العملاء - عادة ما تتجاوز تكلفة تنفيذ الاستقبال المنظم بهامش كبير.