تابع كيفية تعامل الموزع مع تسليم الشهادات في طلب عادي اليوم: تُشحن المادة يوم الخميس. يأخذ السائق قائمة الحزم وبوليصة الشحن. يتم مسح MTC في مرحلة ما — ربما قبل الشحن، ربما لا يتم مسحه حتى يطلب العميل ذلك — ويتم إرساله كمرفق PDF عند طلب شخص ما. عادة ما يكون موضوع البريد الإلكتروني رقم الطلب، وأحيانًا فقط "شهادة طلبك"، وأحيانًا لا شيء وصفي على الإطلاق.
يستقبل العميل المادة يوم الجمعة. يطلب فريق الفحص الواردة الشهادة يوم الاثنين. يضع فريق الحسابات الدائنة الفاتورة في الانتظار في انتظار الشهادة. يتلقى مندوب المبيعات الداخلي بالموزع مكالمة أو بريدًا إلكترونيًا. يعيد شخص ما البحث عن المسح الضوئي وإعادة إرساله. كانت الشهادة متاحة — لم تُسلم فقط عندما أو كيف احتاج العميل إليها.
هذه هي العملية القياسية. إنها تعمل، لكن بالكاد. الشهادة التي يولدها هذا المتابعة تكون بمثابة تكلفة متكررة ويمكن التنبؤ بها يقبلها كلا الجانبين لأن أحدًا لم ينشئ سير عمل أفضل.
تسليم شهادة رقمي ليس فلسفة مختلفة — إنه تنفيذ مختلف لنفس المهمة. نفس الشهادة، نفس البيانات، توقيت ومستقبل مختلفان.
حيث تنقطع العملية الحالية
نموذج المرفقات البريدية له أربع نقاط فشل محددة:
تُرسل الشهادة بعد المادة. يجب أن تصل الشهادة قبل التسليم أو معه، حتى يتمكن فريق الفحص الواردة من البدء عند وصول الشاحنة. عندما تأتي الشهادة بعد يوم أو يومين عبر البريد الإلكتروني، فإنها تُنشئ فجوة معالجة — تبقى المادة في منطقة احتفاظ بينما ينتظر الفريق الوثائق.
شهادة خاطئة مرفقة. عند إرسال الشهادات يدويًا، يبحث المرسل عن الشهادة بناءً على رقم الطلب أو اسم العميل. قد يؤدي الملف المسمى بشكل خاطئ أو البحث السريع الذي يعود بالشهادة الخاطئة رقم الحرارة إلى إرسال الشهادة الخاطئة. يرفضها فاحص العميل. يبدأ ذهاب وإياب.
مفقودة في صندوق الوارد. يصل بريد الشهادة الإلكتروني في اليوم التالي، ويدفن تحت رسائل أخرى، والعميل لا يعالجها أبدًا. بعد ثلاثة أسابيع يتصلون طالبين ذلك. يعيد الموزع الإرسال. يؤكد العميل أنه لم يتلقَ العميل الأول. لا يمكن لأي من الطرفين التأكيد دون حفر خيوط البريد الإلكتروني.
لا توجد إمكانية الخدمة الذاتية. إذا احتاج العميل إلى الشهادة بعد ستة أشهر — لتدقيق الجودة، مطالبة الضمان، طلب التتبع — يتصلون بك. يبحث فريقك من خلال رسائل بريد إلكترونية قديمة والمجلدات. إذا تم أرشفة خيط البريد الإلكتروني الأصلي أو حذفه، يتصعد البحث. هذه مشكلة يمكن حلها تكلف وقتًا غير متناسب لأنه لا توجد سجلات شهادة منظمة على أي من الجانبين.
يبدو تسليم شهادة رقمي فعليًا
يحتوي تسليم شهادة رقمي على ثلاث خصائص محددة تميزه عن نموذج المرفقات البريدية:
ترتبط الشهادة بالطلب، وليس عائمة في البريد الإلكتروني. عندما يتم التقاط بيانات الشهادة عند الاستقبال وربطها بسجل الطلب، يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى الطلب — فريقك، عميلك من خلال بوابة — سحب الشهادة من الطلب مباشرة. لا يتطلب البحث من خلال سجل البريد الإلكتروني. لا يتطلب طلب شخص ما لإعادة إرساله.
يمكن تنزيل الشهادة قبل وصول الشاحنة. عند تأكيد الشحنة، يتم إرفاق حزمة الشهادات تلقائيًا بإشعار الشحنة. يتلقى العميل إشعارًا أو يمكنه تسجيل الدخول إلى بوابة وتنزيل حزمة الشهادات للتسليم الوارد قبل وصول جسديًا. يمكن للفحص الوارد أن يبدأ قبل التفريغ.
تُطلق التسليم التلقائي عند تأكيد الشحنة. بدلاً من الاعتماد على شخص ما ليتذكر إرسال الشهادة، يتم تشغيل التسليم تلقائيًا عند تحديث حالة الشحنة. يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا (أو إشعار بوابة) مع رابط لحزمة الشهادات. لا توجد خطوة يدوية مطلوبة.
مكون بوابة العميل
بوابة العميل هي نسخة أعلى مستوى من تسليم شهادة رقمي. بدلاً من دفع مستندات الشهادات عبر البريد الإلكتروني، تتيح بوابة للعملاء تسجيل الدخول والوصول إلى سجل الطلبات الكامل — بما في ذلك كل شهادة لكل حرارة تم شحنها إليهم.
بالنسبة للعملاء الذين يدراسون أوامر شراء متعددة عبر تواريخ تسليم متعددة، يكون هذا أكثر فائدة بكثير من أرشيف البريد الإلكتروني. يمكنهم البحث حسب رقم الطلب أو رقم الحرارة أو تاريخ التسليم أو درجة المادة. يمكنهم تنزيل حزم الشهادات في أي وقت دون الاتصال بفريقك.
تغير البوابة أيضًا محادثة مستوى الخدمة. "نحن نوفر بوابة عميل حيث يمكنك الوصول إلى جميع شهاداتك في أي وقت" هي خطاب بيع مختلف عن "سننسلك الشهادة عند طلبك". بالنسبة للعملاء الذين يركزون على الجودة الذين يقيمون خيارات الموردين المعتمدين، فإن إمكانية الوصول إلى الشهادات تمثل ميزة ملموسة.
مطاردة الشهادات بعد التسليم — ألغيت
الفوز التشغيلي الأكثر مباشرة من تسليم شهادة رقمي هو القضاء على مطاردة الشهادات بعد التسليم. هذه هي المكالمات التي تأتي أسابيع أو أشهر بعد الشحنة، عندما يحتاج العميل إلى الشهادة لتدقيق أو مطالبة ضمان أو مراجعة التتبع.
في نموذج المرفقات البريدية، تذهب هذه المكالمة إلى مبيعات داخلية أو خدمة العملاء. يبحث شخص ما في البريد الإلكتروني، ويبحث عن محرك أقراص مشترك، وقد يرتفع إلى مدير الجودة. قد يستغرق البحث 20 دقيقة أو يومين، اعتمادًا على كيفية حفظ الشهادة الأصلية.
في نموذج التسليم الرقمي، الإجابة هي "قم بتسجيل الدخول إلى البوابة، شهادتك تحت رقم الطلب X." أو يسحبها ممثل خدمة العملاء من سجل الطلب في 30 ثانية وينسل رابطًا. ينخفض الاستثمار الزمني من متغير وعالي إلى ثابت.
هذا الانخفاض يضاعف عبر كل طلب ما بعد التسليم عبر كل عميل عبر سنة من الشحنات. بالنسبة لموزع يعالج 50 أو 100 طلب في الأسبوع، القضاء على مطاردة الشهادات هو توفير عمالة ذي معنى وتحسن قابل للقياس في تجربة العميل.