يؤكد ممثل المبيعات على طلب مخزون، ويطبع ورق الشحن، ويتوجه إلى المستودع. قبل مغادرة الشاحنة، يحتاج شخص ما إلى العثور على الشهادة للحرارة المحددة التي يتم شحنها. ينفق الممثل 20 دقيقة في البحث عن محرك الأقراص المشترك. لا يجدها. يتصل بمكتب المبيعات الداخلية. تتحقق المبيعات الداخلية من أرشيف البريد الإلكتروني. 15 دقيقة أخرى. في النهاية يجد شخص ما - أو يشحنون ويرسلون الشهادة عبر البريد الإلكتروني لاحقًا، آملين في عدم سؤال العميل قبل أن يصل التسليم إلى الفحص الوارد.
يحدث هذا عشرات المرات يوميًا في معظم موزعي الصلب. لا أحد يتتبع الوقت. لا أحد يصنفها كخسارة. العملية دائمًا بهذه الطريقة، لذلك يتم التعامل معها على أنها طبيعية.
هذا ليس طبيعيًا. إنها مشكلة تشغيلية يمكن إصلاحها، لكن معظم الموزعين توقفوا عن رؤيتها ببساطة.
لماذا يطبع الموزعون هذا
الشهادة هي وثيقة دعم في معظم سير عمل الموزع. المعاملة الأساسية - تأكيد المخزون، معالجة الطلب، جدولة التسليم - يتم إدارتها بشكل جيد. الشهادة هي فكرة متأخرة يتم حلها بطريقة ما قبل الشحن.
لأنها يتم حلها - في معظم الحالات - فهي لا تسجل كفشل منهجي. لا يرتبط صيد الشهادات لمدة 20 دقيقة يوم الثلاثاء بالصيد الذي استغرق 45 دقيقة يوم الجمعة في ذهن أي شخص. كل واحد منهم هو إزعاج لمرة واحدة. مجتمعة عبر الفرع، تمثل تكلفة كبيرة ومتسقة.
السبب الآخر في استمراره: الأشخاص الذين يقومون بصيد الشهادات ليسوا هم الأشخاص الذين يحددون الأولويات التشغيلية. يقضي ممثل المبيعات أو منسق المبيعات الداخلية وقتًا لأنها وظيفتهم للخروج من الطلب. يحلونها بشكل سياقي. لا يصعدونها كمشكلة في العملية لأنه ليس من دورهم إعادة تصميم العملية.
ما تكلفته بالفعل
الرياضيات مباشرة. في فرع تعالج 15-20 طلبًا يوميًا مع متطلبات الشهادة، افترض متوسط 3 ساعات يوميًا عبر الفريق على العمل المتعلق بالشهادة - الصيد، والطلب من الموردين، والمتابعة على الشهادات المفقودة، وتجميع الحزم لأوامر متعددة الحرارة.
3 ساعات/يوم × 40 دولار/ساعة × 250 يوم عمل = 30,000 دولار/سنة لكل فرع في عمالة استرجاع الشهادة.
بالنسبة للموزعين الذين لديهم فروع متعددة، اضرب وفقًا لذلك. مع أربعة فروع، هذا 120,000 دولار في السنة - بند بند كبير بما يكفي لتمويل حل برامج مخصص عدة مرات.
لا يتضمن هذا الرقم تكلفة عمليات الشحن المعقودة لأن الشهادة لم تتمكن من تحديد موقعها قبل الإرسال، أو شهادات الشراء الفوري التي لم يتم استلامها أبدًا واكتشفت فقط عند الشحن، أو ضرر العلاقات مع العملاء من تأخير تسليم الشهادة.
نقاط فشل استرجاع الشهادات الثلاث للموزعين
الشهادات المرسلة عند الاستقبال حسب التاريخ، وليس حسب رقم الحرارة. هذا هو السبب الهيكلي لمعظم صيد الشهادات. عندما تأتي الشهادات من المطحنة أو الوسيط وتحفظ حسب التاريخ أو اسم المورد، فإن مسار الاسترجاع في وقت الطلب - عندما يعرف المشغل رقم الحرارة على تذكرة الاختيار - لا يتصل بمسار الملف. كل عملية بحث تتطلب مراجعة مرجعية يقوم بها شخص ما يدويًا.
المخزون متعدد المواقع، شهادة واحدة في الموقع. يتم طلب المواد في المستودع أ وتنقل إلى المستودع ب عند إعادة توازن المخزون. الشهادة بقيت في المستودع أ - أو بالأحرى، في مجلد محرك الأقراص المشترك الموسوم بعملية استقبال المستودع أ. لا يمكن لفريق الشحن في المستودع ب الوصول إليه دون معرفة أين تبحث أو من تتصل به.
شهادات الشراء الفوري التي لم يتم طلبها أبدًا. عندما يملأ الموزع طلب العميل من عملية شراء فورية - عملية شراء غير مخزنة من مركز خدمة آخر أو وسيط - قد لا تكون الشهادة لتلك المواد قد تم طلبها كجزء من المعاملة. تختلف ممارسات الشهادة الخاصة بمورد الشراء الفوري. يتضمن البعض شهادات تلقائيًا؛ البعض الآخر يرسلها فقط إذا تم طلبها. يكتشف الموزع الفجوة عندما يسأل العميل.
ما يبدأ العملاء في المطالبة به
يرتفع الحد الأدنى لتسليم الشهادة المقبول. عملاء سلسلة التوريد في الفضاء الجوي والدفاع والسيارات يطلبون بشكل متزايد تسليم الشهادة الرقمية قبل تأكيد الإرسال - ليس "الشهادة المتابعة". البعض يطلب توفر الشهادة في نفس النظام مثل تأكيد الطلب حتى يتمكن فريق الفحص الوارد من بدء المراجعة قبل وصول الشاحنة.
بالنسبة للموزعين الذين يخدمون هذه الأسواق، فإن نهج "الشحن وإرسال الشهادة لاحقًا" غير الرسمي لا يعمل بعد الآن. إنه يصبح شرطًا للعمل مع العملاء الذين يهمون الإيرادات.
ما يبدو عليه الحل
التغيير التشغيلي هو جعل توفر الشهادة جزءًا من سير عمل تأكيد الطلب، وليس فكرة متأخرة قبل الشحن.
عندما يتم استقبال الحرارة في المخزون، يتم فهرسة الشهادة برقم الحرارة - فورًا، كجزء من الاستقبال. عندما يتم تخصيص تلك الحرارة لأمر، تكون الشهادة قابلة للوصول من سجل الطلب. عندما ينسحب فريق الشحن من تذكرة الاختيار، تكون الشهادة متاحة دون بحث منفصل.
يتطلب هذا تغييرًا هيكليًا واحدًا: استقبال الشهادة مفهرسة برقم الحرارة عند الاستقبال، ويمكن الوصول إليها من أي موقع أو نظام له رؤية المخزون. التكنولوجيا لدعم هذا هي واضحة. الانضباط العملي لإعادة تطبيقه بشكل متسق هو الجزء الأصعب - وهو قرار إداري، وليس شراء برامج.
ما تقرأ التالي
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For