إليك التوتر الذي يحدث كل يوم في الموزعين ومراكز الخدمة في جميع أنحاء الصناعة: العميل يريد الشهادة قبل مغادرة الشاحنة، وفريق العمليات يعامل الشهادة كمستند يتعامل معه بعد البيع. هذه الفجوة — بين ما يتوقعه العميل وما تم بناء العملية الخاصة بك للتسليم — تكلفك ساعات كل يوم. في الأسبوع السيء، تكلفك عميل.

يعرف معظم الموزعين ومراكز الخدمة أن هذه مشكلة. قلة جداً تتعامل معها كأولوية تشغيلية حقيقية. بدلاً من ذلك، يتم امتصاصها في ساعات إضافية من مندوبي المبيعات، والمكالمات إلى خدمة العملاء، وفاتورة الشحن المستعجلة العرضية التي لا أحد يتتبعها مرة أخرى إلى شهادة.

يسمي هذا الدليل المشكلة بشكل مباشر ويوضح ما تفعله العمليات الأفضل بشأنها.

لماذا عمليات الشهادات مختلفة بالنسبة للموزعين ومراكز الخدمة

إذا كنت طاحونة أو شركة تصنيع، فأنت تصدر شهادة اختبار المصنع الأصلية. تبدأ عملية الشهادة الخاصة بك عند الفرن. إذا كنت موزعاً أو مركز خدمة، فإن عملية الشهادة الخاصة بك تبدأ في مكان آخر — وهذا هو الفرق الأساسي.

لا تنشئ الشهادة. تستقبلها وتفهرسها وتعيد نقلها. بين الاستقبال وإعادة النقل، تضيف قيمة: تقسم الحرارات، تقطع المواد، تطبق CoC الخاص بك، وتتحقق من متطلبات PO للعميل. كل واحد من هذه الخطوات له القدرة على كسر سلسلة الشهادة.

يشعر فريق المبيعات الخاص بك بهذا قبل أي شخص آخر. مندوب مبيعات يحاول إغلاق طلب حساس زمنياً لعميل يحتاج إلى 200 قطعة من الفولاذ المقاوم للصدأ 304 لا يهتم بنظام الملفات. يحتاجون إلى الشهادة للحرارة الدقيقة الموجودة على الأرضية الآن. إذا استغرق الأمر 40 دقيقة للعثور عليها، فإن الطلب يتوقف. إذا كانت الشهادة لا تغطي متطلبات المكمل الإضافية للعميل، فلا تشحن الطلب.

هذه هي المشكلة الهيكلية: الموزعون ومراكز الخدمة يحملون مسؤولية شهادات المصنع، مع بنية تحتية للشهادات لمستودع.

التحديات السبعة في عمليات الشهادات التي يواجهها الموزعون ومراكز الخدمة

التحدي 1: استرجاع الشهادة في وقت الطلب

يتلقى مندوب مبيعات اتصال. العميل يحتاج إلى مادة يوم الخميس. يتحقق الممثل من المخزون — المخزون موجود. ثم يأتي السؤال: "هل يمكنك تأكيد أن الشهادة تغطي متطلباتنا قبل أن أرسل PO؟"

في معظم العمليات، الجواب يستغرق 20 إلى 45 دقيقة. يجب على شخص ما العثور على MTC الأصلي وتأكيد أنه يطابق الحرارة على الأرضية والتحقق من القيم الكيميائية والميكانيكية مقابل مواصفات العميل. هذه ليست مشكلة جودة. هذه مشكلة استرجاع. الشهادة موجودة. العثور عليها في الوقت المناسب لإغلاق الطلب هو الفشل.

التحدي 2: شحنات الحرارة الجزئية

استقبلت حرارة من 200 قطعة. العميل يطلب 40. تشحن 40. الآن لديك 160 قطعة متبقية — نفس الحرارة، نفس الشهادة. الشهادة لا تزال صالحة، لكن سجل المخزون قد لا ينعكس ذلك. عندما يأتي الطلب التالي لنفس الدرجة، يحتاج فريق الاختيار إلى معرفة أن 160 قطعة المتبقية معتمدة بالفعل وبالضبط ما هي القيم التي تحملها تلك الشهادة.

تتبع معظم العمليات هذا يدويًا، في جدول بيانات أو ملاحظة على بطاقة الحاوية. عندما يكون جدول البيانات متأخراً بيومين، يتوقف الطلب.

التحدي 3: سلسلة الشهادة بعد القطع

يأتي ملف برقة معتمد. تقطعه إلى 12 شريط. كل شريط الآن يحتاج إلى مرجع شهادة قابل للتتبع — يجب أن تربط شهادة الملف الأصلي بكل قطعة مقطوعة. إذا تلقى العميل الشريط 7 وطلب الشهادة، فإنهم يتوقعون وثائق تربط ذلك الشريط المحدد مرة أخرى إلى الحرارة الأصلية.

معظم أنظمة ERP لا تتعامل مع هذا. المخزون ينقسم. الشهادة لا تنقسم. يتم ترك مركز الخدمة إدارة تلك الرابطة يدويًا، عادة في مجلد مشترك منظم من قبل من أعده قبل ثلاث سنوات.

التحدي 4: متطلبات المكمل الإضافي للعميل

معيار ASTM هو الحد الأدنى، وليس السقف. عملاء السيارات من المستوى الأول يضيفون اختبار تأثير تشاربي. عملاء الفضاء يتطلبون عناصر تحليل حرارة محددة تتجاوز ما يفرضه المعيار. تحديد العقود الدفاعية للمواد بشكل إيجابي عند نقطة الاستقبال.

إذا لم تكن شهادة المطحنة تغطي هذه المتطلبات، يتم رفض الشحنة — أحياناً على الرصيف، وأحياناً ثلاثة أيام بعد التسليم عندما يقوم فريق الجودة لدى العميل بفحصهم الوارد. في هذه المرحلة، تكون التكلفة شحن وإعادة تخزين وعلاقة عميل تحت الضغط.

يجب أن يحدث فحص الشهادة قبل تأكيد الطلب، وليس بعد مغادرة الشاحنة.

التحدي 5: إنشاء شهادة مطابقة موحوشة

لا يقبل قسم الاستقبال لدى العميل دائماً نقل شهادة المطحنة. يريدون شهادة مطابقة على رأس الخطاب — اسم شركتك، التوقيع على الجودة الخاص بك، بيانك بأن المادة تلبي متطلبات أمر الشراء الخاص بهم.

إنشاء CoC متوافق وموحوش لكل شحنة هو عملية يدوية لدى معظم الموزعين. يسحب شخص ما شهادة المطحنة، ونسخ القيم الذات الصلة إلى قالب Word، وتحديث رقم الطلب وتفاصيل العميل، والحصول على توقيع، وفحص الملف إلى PDF. اضرب ذلك في 50 شحنة يومياً ولديك وظيفة بدوام كامل لم يقم أحد بتوظيفها.

التحدي 6: تسليم الشهادة الرقمية قبل الإرسال

عملاء الفضاء والدفاع والسيارات من المستوى الأول يتطلبون الآن تسليم شهادة رقمية قبل جدولة الشاحنة. يجب أن تصل الشهادة — سواء كانت MTC المطحنة الخاصة بك أو CoC الخاص بك أو كليهما — إلى صندوق وارد العميل قبل تأكيد الإرسال. البريد الإلكتروني مع مرفق PDF هو المعيار. عندما لا تكون الشهادة جاهزة في وقت الالتقاط، لا تغادر الشاحنة في الموعد المحدد.

هذا يعني أن سير عمل الشهادة يجب أن يكون أعلى من سير عمل الإرسال وليس تحتها. في معظم العمليات، الأمر العكس.

التحدي 7: مزامنة شهادات متعددة المستودعات

المادة تتحرك بين المواقع. يتم استقبال حرارة عند مستودع شيكاغو الخاص بك وتُنقل جزئياً إلى موقع كليفلاند الخاص بك لطلب. يجب أن تتابع الشهادة الحرارة وليس تبقى في مجلد الاستقبال في الموقع الأصلي.

في العمليات ذات المستودعات المتعددة، يخلق هذا مشكلة يومية: الشهادة موجودة في الموقع أ، والمادة موجودة في الموقع ب، والطلب يشحن من ب. يجب على شخص ما العثور على الشهادة وإرسالها وتأكيد أن النسخة الصحيحة ذهبت إلى المكان الصحيح. يحدث بشكل غير رسمي، مما يعني أنه يحدث أحياناً لا يحدث على الإطلاق.

تأثير احتكاك الشهادة على الطلب للنقد

هذه ليست حالات حدية. في موزع متوسط الحجم، 15 إلى 25 في المائة من الطلبات اليومية تتضمن درجة ما من احتكاك الشهادة — شهادة يصعب العثور عليها أو غير كاملة أو لا تتطابق مع ما حدده العميل على PO.

يقضي ممثلو المبيعات في الموزعات التي لم تعالج هذه المشكلة ثلاث إلى ست ساعات في الأسبوع على المهام المتعلقة بالشهادة: شهادات الصيد، والتحقق من القيم، وإنشاء CoCs، ومتابعة التأكيد على أن الشهادة تم استقبالها. هذا هو الوقت الذي لا ينفق على الأعمال الجديدة أو المتابعة أو إدارة الحسابات.

تترجم الطلبات المتأخرة بسبب مشاكل الشهادة مباشرة إلى تغييرات في جدول الشاحنات ومكالمات خدمة العملاء والشحن المستعجل العرضي. لا تظهر أي من هذه التكاليف في خط موازنة الشهادة — تظهر في النفقات العامة للعمليات ومصروفات الشحن وعدد رضا العملاء.

الحالة الأكثر شدة هي الفضاء والدفاع. يمكن لشحنة مرفوضة من عميل من المستوى الأول — لأن الشهادة لم تكن تغطي متطلب مكمل إضافي، أو لأن رقم الحرارة على الشهادة لم يطابق رقم الحرارة على المادة — أن تكلف بين 10000 دولار و 50000 دولار في رسوم إعادة التخزين وشحن العودة والاستبدال المستعجل. فشل الشهادة يشغل الحدث. تأتي الأضرار التشغيلية والتجارية بعد ذلك.

ما تفعله أفضل الموزعين ومراكز الخدمة بشكل مختلف

العمليات التي حلت هذه المشكلة لا تفعل ذلك بنظام ملفات أفضل. غيروا سلسلة كيفية انتقال الشهادات من خلال العملية.

استقبال الشهادة عند الاستقبال وليس عند الشحن. عندما تصل المادة، يتم فهرسة الشهادة على الفور — برقم الحرارة، حسب الدرجة، حسب مواصفات العميل التي تلبيها. بحلول الوقت الذي تكون فيه تلك المادة متاحة للبيع، تكون شهادتها بالفعل في النظام وقابلة للبحث. ينخفض استرجاع الشهادة في وقت الطلب من 40 دقيقة إلى ثوان.

رقم الحرارة كمفتاح المخزون الأساسي. SKU والدرجة تأخذك إلى منتج. رقم الحرارة يأخذك إلى شهادة. يمكن للعمليات التي تستخدم رقم الحرارة كحلقة وصل أساسية بين سجل المخزون والشهادة تأكيد توفر الشهادة في أي نقطة في دورة الطلب — عند الدخول أو الاختيار أو الإرسال.

فحص توفر الشهادة كجزء من إدخال الطلب. قبل تأكيد تاريخ الشحن، يتحقق النظام من أن الشهادة متاحة وأنها تلبي مواصفات PO للعميل. المتطلبات الإضافية جزء من هذا الفحص. إذا كانت الشهادة لا تغطي اختبار تشاربي والعميل PO يتطلبه، فإن الطلب يرفع قبل تأكيده — وليس عندما تكون المادة بالفعل على الرصيف.

إنشاء CoC الآلي. بيانات شهادة المطحنة — رقم الحرارة والتحليل الكيميائي والخصائص الميكانيكية — تتدفق مباشرة إلى قالب CoC. تملأ تفاصيل طلب العميل من سجل الطلب. يتم إنشاء CoC الموحوش في خطوة واحدة، بدون إدخال بيانات يدوي. وهذا يلغي أخطاء النسخ والتكلفة الزمنية لإنتاج CoC اليدوي على نطاق واسع.

سير عمل تسليم شهادة ما قبل الإرسال. عند تأكيد الاختيار، يتم إرسال الشهادة — MTC المطحنة أو CoC أو كليهما — إلى العميل تلقائياً. يتم تعيين جدول الشاحنات بعد تأكيد تسليم الشهادة. يعكس ذلك السلسلة التي تخلق مواقف حامل الشاحنة ويستبدلها بسير عمل موثوق وقابل للتدقيق.

فجوة ERP

تتعامل معظم أنظمة ERP مع المخزون بواسطة SKU والموقع والكمية. هذا ما تم تصميمها من أجله. لم يتم تصميمها لربط سجل مخزون معين بشهادة اختبار مطحنة معينة وتتبع تلك الرابطة من خلال شحنات جزئية وعمليات القطع وتحويلات المستودعات.

والنتيجة هي فجوة هيكلية. الشهادة توجد خارج ERP — في خزانة ملفات أو مجلد محرك مشترك منظم حسب السنة والدرجة أو مرفق بريد إلكتروني مدفون في مجلد العميل. يعرف ERP أن لديك 200 قطعة من 304 الفولاذ المقاوم للصدأ في الحاوية 14-C. لا يعرف الحرارة التي تنتمي إليها تلك القطع أو ما إذا كانت الشهادة تغطي متطلبات المكمل الإضافية للعميل.

يعني سد تلك الفجوة ربط سجل مخزون ERP بنظام شهادة يعمل برقم الحرارة. عندما يسحب الشاحن حرارة معينة، تكون الشهادة متاحة عند نقطة الإرسال — وليس بعد البحث لمدة 40 دقيقة. عندما يتم نقل المادة بين المواقع، تتابع الشهادة. عندما يتم قطع الملف، يرث كل سجل فرعي مرجع الشهادة من الأب.

هذا ليس استبدالاً لـ ERP الخاص بك. إنها الطبقة التي تجعل بيانات مخزون ERP الخاص بك مفيدة تشغيلياً لعمليات الشهادات.

واقع محدد القطاع

بالنسبة للموزعين

مشكلة استرجاع الشهادة هي مشكلة بيع وليست مشكلة جودة. كل ساعة يقضيها مندوب مبيعات في صيد شهادة هي ساعة لم تنفق على البيع. كل طلب يتوقف عند استرجاع الشهادة هو عميل يجري تلك المحادثة نفسها مع المنافس الخاص بك.

الحل هو هيكلي: يجب أن يتم فهرسة الشهادات عند الاستقبال بحيث تكون قابلة للاسترجاع عند إدخال الطلب. هذه ليست مبادرة جودة — إنها مبادرة فعالية المبيعات.

بالنسبة لمراكز الخدمة

مشكلة سلسلة الشهادة هي مشكلة تشغيلية. كل عملية ذات قيمة مضافة — القطع والقطع والتسطيح والقطع بطول — التي تكسر سلسلة الشهادة تخلق مسؤولية عقابية. إذا كنت لا تستطيع تتبع قطعة نهائية مرة أخرى إلى شهادة المطحنة الأصلية، فإن لديك تعرض الامتثال الذي ينمو مع كل عميل من المستوى الأول في قاعدتك.

الحل هنا أيضاً هيكلي: يجب أن يسافر مرجع الشهادة مع المادة من خلال كل عملية وليس الجلوس في مجلد ينتظر شخصاً ما لإعادة توصيله عندما يشحن الطلب.

ما يجب قراءته بعد ذلك

إذا تعرفت على عملياتك في أي من التحديات السبعة المذكورة أعلاه، فهذه هي الخطوات الطبيعية التالية:

"موزعو الصلب ينفقون 3 ساعات لكل طلب على صيد الشهادات. معظمهم يعتقدون أن هذا طبيعي." — نظرة أقرب إلى حيث تقضي وقت الشهادة بالفعل وما يكلفه على مستوى الطلب.
"شحنات الحرارة الجزئية والانقسام الشهادة: دليل خطوة بخطوة" — كيفية الحفاظ على قابلية تتبع الشهادة عندما تقوم بشحن كميات جزئية من حرارة واحدة عبر طلبات متعددة وفترات زمنية.
"لماذا يرفض عملاء الفضاء والدفاع موثائق المصنعين التابعين" — المتطلبات الإضافية المحددة التي تخلق أكثر الرفضات والطرق المختلفة لاكتشافها قبل مغادرة الشاحنة.
"العائد الحقيقي على استثمار ربط ERP إلى بيانات MTC" — تفصيل توفير التكاليف وتحسينات سرعة الطلب وتقليل المخاطر التي تأتي من ربط نظام المخزون الخاص بك بنظام الشهادة الخاص بك.

عمليات الشهادات التي لا يتحدث عنها موزعو ومراكز خدمة الصلب