تم الإبلاغ عن مراجعة المخزون الشهرية في وحدة التشكيل في بونا عن أي شيء غير عادي. ثمانمائة طن من لوحات IS 2062 E350، تم شراؤها على ثلاث شحنات على مدى أربعة أشهر من مصنع في فيزاج، كانت تجلس في ساحة التخزين مع MTCs التحقق منها وملاحظات استلام البضائع المختومة. كان مدير الجودة قد قام بفحص بوابة BIS عند الشراء الأول. لم يكرره.
بعد ستة أسابيع، اتصل مدير الحسابات الرئيسي بالمصنع - بأسف. انتهت صلاحية رخصة BIS قبل ثلاثة أشهر. تم تقديم طلب التجديد لكن BIS أثارت استفسار تقني تأخر الموافقة. واصل المصنع الإنتاج والوضع علامات خلال الانقطاع.
كان لدى الشركة المصنعة ثلاثة أشهر من المواد في المستودع مع أصل رخصة منتهية. كان البعض قد تم قطعه بالفعل ولحامه في تجميعات فرعية لمشروع NHAI. كان فريق TPI من NHAI سيصل في الأسبوع التالي.
لماذا انتهاء صلاحية رخصة BIS هو مخاطر هيكلية
رخص منتجات BIS للمعايير الفولاذية المجدولة - IS 2062, IS 1786, IS 808, IS 1161, IS 3502 - يتم إصدارها لفترات محددة. فترة التجديد الموحدة هي سنة إلى سنتين اعتماداً على فئة المنتج، على الرغم من أن BIS يمكن أن تمنح فترات أقصر أو أطول بناءً على تقييمها لسجل الامتثال للمصنع.
عندما تنتهي صلاحية الرخصة، لا يعود المصنع مصرحاً له:
- تطبيق علامة ISI على الإنتاج الجديد
- إصدار MTCs يدعي شهادة BIS للمواد الجديدة
ما يُطلب من المصانع قانونياً القيام به عندما تنتهي الرخصة: إيقاف الإنتاج بموجب مخطط BIS والتوقف عن تطبيق علامة ISI حتى يتم الموافقة على التجديد. ما تفعله بعض المصانع بالفعل: متابعة الإنتاج والوضع علامات، العمل بافتراض أن التجديد سيتم في وقت قريب.
هذه الفجوة بين الالتزام القانوني والواقع التشغيلي هي نقطة التعرض للعملاء في المصب.
لماذا لا يتم إخطار العملاء
لا توجد آلية إخطار يفرضها BIS تنبه العملاء في المصب عندما تنتهي صلاحية رخصة المورد. تعكس بوابة BIS الحالة الحالية، لكن فقط إذا قام شخص بفحصها. التاجر أو الشركة المصنعة الذي اشترى من مصنع برخصة صالحة عند الشراء ولم يفحص مرة أخرى ليس لديه طريقة لمعرفة أن الرخصة انتهت - ما لم يخبرهم المصنع.
للمصانع حافز مالي لعدم الكشف عن انقطاع الرخصة طواعية. سيؤدي الكشف إلى إلغاء الطلبات وإعادة التفاوض على الأسعار ومراجعات تأهيل المورد. عدم تناسق المعلومات بين المصنع والعميل بشأن حالة رخصة BIS حقيقي وتشغيلي.
بناء مراقبة رخصة BIS في تأهيل المورد
الحل منهجي، يدفعه التقويم - لا تعتمد على المصنع لتخطيركم.
عند تأهيل المورد الأولي:
- سجل رقم CM/L وتاريخ انتهاء صلاحية رخصة BIS في سجل المورد المعتمد
- التحقق من الرخصة على بوابة BIS في يوم التأهيل، وليس من مستند الشهادة وحده
- ملاحظة: بعض المصانع لديها رخص BIS متعددة لفئات منتجات مختلفة؛ تحقق من الرخصة للمنتج المحدد الذي تقتنيه
المراجعة الفصلية (الحد الأدنى):
- تحقق من رقم CM/L لكل مصنع معتمد على بوابة BIS
- سجل تاريخ فحص البوابة والنتيجة في ملف المورد
- ضع علام على أي رخصة تنتهي صلاحيتها في أقل من 60 يوماً
عند محفز 60 يوم:
- اتصل بالمورد واطلب تأكيداً لحالة التجديد
- إذا كان التجديد جارياً، اطلب خطاب الإقرار من BIS أو رقم مرجع الطلب كدليل
- قرر ما إذا كان ستستمر في الشراء في انتظار التجديد أو تضع إيقافاً حتى يتم تأكيد الرخصة المجددة
عند تجديد الرخصة:
- سجل رقم الرخصة الجديدة وتاريخ انتهاء الصلاحية
- تحديث سجل المورد المعتمد
هذا الايقاع قابل للإدارة حتى بالنسبة لفرق الشراء بدون موارد جودة مخصصة. بالنسبة للموردين فوق حد مستوى الصوت، تستغرق الفحوصات الفصلية دقائق لكل مورد. بالنسبة للموردين الأصغر أو الإضافات الجديدة، قم ببناء فحص البوابة في خطوة تأهيل الطلب الأول وكرره في 90 يوماً.
بنود العقد التي تنقل الالتزام
إجراءات تأهيل المورد عبارة عن ضوابط داخلية. الالتزامات التعاقدية هي حماية خارجية. فكر في الإضافة إلى أوامر الشراء أو اتفاقيات المورد:
- بند الإشعار: "يجب على المورد أن يخطر [المشتري] في غضون 5 أيام عمل إذا انتهت صلاحية رخصة BIS الخاصة به لفئة المنتج ذات الصلة، أو تم تعليقها، أو كانت قيد مراجعة التجديد."
- بند الضمان: "يضمن المورد أن رخصة BIS التي تم إنتاج أي مواد مزودة بموجب هذا الطلب كانت نشطة وفي وضع جيد في تاريخ الإنتاج."
- بند الجزاء: "إذا تبين أن المواد تم إنتاجها بموجب رخصة BIS منتهية الصلاحية أو معلقة، يجب على المورد استبدال المادة على حسابه وتعويض المشتري عن أي تكاليف ناشئة عن تأخير المشروع أو إشعارات الإيقاف أو رفض العمل المصنوع."
لا تمنع هذه البنود مصنع من السماح برخصته بالانتهاء. أنها تقيم أن المخاطر المالية لهذا الانقطاع تقع على المصنع، وليس عليك.
ماذا تفعل عندما تكتشف المواد منتهية الرخصة في المخزون
إذا وجدت أن المواد في مستودعك تم إنتاجها خلال فترة انتهاء صلاحية رخصة BIS للمورد أو انقطعت، فإن الرد يعتمد على مرحلة وجود المادة:
في المخزون الخام، لم تتم معالجته بعد:
- ضع الدفعات المتأثرة على إيقاف الجودة
- اتصل بالمصنع واطلب دليل على أن تواريخ الإنتاج وقعت ضمن فترة الرخصة الصالحة (سجلات إنتاج المصنع، سجلات زيارات مراقبة BIS، سجلات الإنتاج المرقمة بالتاريخ)
- إذا كان الدليل مرضياً، وثق وامسح؛ إذا كان الدليل غير كافٍ، ارفع تقرير عدم توافق المورد وتفاوض على الاستبدال أو الائتمان
- لا تبيع للمشاريع التي تتطلب مواد معتمدة من BIS حتى يتم حل الحالة
في تجميعات فرعية مصنوعة أو عمل منتهي:
- قيم المشروع الذي المادة معد له وما إذا كانت شهادة BIS متطلب العقد
- بالنسبة للمشاريع التي تكون متطلباً فيها (الحكومة والبنية التحتية)، الإفصاح لفريق QA للمشروع ومالك المشروع قبل فحص TPI - الإفصاح الطوعي أفضل بكثير من إشعار إيقاف تم اكتشافه خلال الفحص
- العمل مع المصنع لتحديد ما هو الدليل المتاح وما إذا كان التنازل من مالك المشروع ممكناً
- بالنسبة للمشاريع حيث لا تكون شهادة BIS متطلب عقد محدد، وثق عدم التوافق، وسجل خصائص المادة من MTC، والمضي قدماً مع التوقيع المناسب
كانت حالة الشركة المصنعة في بونة - اكتشفت في الأسبوع قبل TPI - قابلة للإنقاذ بالنسبة لبعض المخزون حيث أنتج المصنع دليل تاريخ الإنتاج، لكن ليس للمواد المنتجة في الأسابيع الأخيرة قبل انتهاء صلاحية الرخصة رسمياً. اضطر ثلاثة أعضاء هيكلية إلى إعادة صنع. تم امتصاص التكلفة من قبل المصنع بموجب عقد التوريد.