يؤكد مندوب مبيعات طلب مخزون، ويطبع وثائق الشحن، ويتجه إلى المستودع. قبل مغادرة الشاحنة، يحتاج شخص ما إلى العثور على الشهادة للحرارة المحددة المشحونة. يقضي المندوب 20 دقيقة يبحث في القرص المشترك. لا يجدها. يتصل بمكتب المبيعات الداخلية. يتحقق المكتب الداخلي من أرشيف البريد الإلكتروني. 15 دقيقة أخرى. في نهاية المطاف يجدها شخص ما — أو يشحنون ويرسلون الشهادة عبر البريد الإلكتروني لاحقاً، آملين ألا يسأل العميل قبل أن تجتاز الشحنة الفحص الوارد.
يحدث هذا عشرات المرات يومياً في معظم موزعي الفولاذ. لا أحد يتتبع الوقت. لا أحد يصنّفه كخسارة. العملية عملت دائماً هكذا، لذا تُعامَل على أنها طبيعية.
إنها ليست طبيعية. إنها مشكلة تشغيلية قابلة للإصلاح توقف معظم الموزعين عن رؤيتها ببساطة.
لماذا يُطبّع الموزعون هذا
الشهادة هي وثيقة دعم في معظم سير عمل الموزعين. المعاملة الأساسية — تأكيد المخزون ومعالجة الطلب وجدولة التسليم — مُدارة بشكل جيد. الشهادة تأتي لاحقاً وتُحلّ بطريقة ما قبل الإرسال.
لأنها تُحلّ — معظم الوقت — لا تُسجَّل كإخفاق منهجي. البحث عن شهادة لمدة 20 دقيقة يوم الثلاثاء لا يرتبط في ذهن أحد بالبحث لمدة 45 دقيقة يوم الجمعة. كل واحدة هي إزعاج مؤقت. مجتمعةً عبر الفرع، تمثل تكلفة كبيرة ومتسقة.
السبب الآخر لاستمرارها: الأشخاص الذين يقومون بصيد الشهادات ليسوا الأشخاص الذين يضعون الأولويات التشغيلية. يقضي مندوب مبيعات أو منسق مبيعات داخلية وقتاً فيه لأن من مهمته إخراج الطلب. يحلّونه ظرفياً. لا يُصعّدونه كمشكلة عملية لأنه ليس دورهم إعادة تصميم العملية.
ما يكلّفه فعلاً
الحساب مباشر. في فرع يعالج 15-20 طلباً يومياً مع متطلبات الشهادات، افترض متوسط 3 ساعات يومياً عبر الفريق على العمل المتعلق بالشهادات — البحث والطلب من الموردين والمتابعة على الشهادات المفقودة وتجميع الحزم لطلبات متعددة الحرارات.
3 ساعات/يوم × 40 دولاراً/ساعة × 250 يوم عمل = 30,000 دولار/سنة لكل فرع في عمالة استرداد الشهادات.
للموزعين ذوي الفروع المتعددة، اضرب وفقاً لذلك. في أربعة فروع هذا 120,000 دولار سنوياً — بند بالحجم الكافي لتمويل حل برمجي مخصص عدة مرات.
هذا الرقم لا يتضمن تكلفة الشحنات المعلقة لعدم تحديد موقع الشهادة قبل الإرسال، أو شهادات الشراء الفوري التي لم تُستلم قط واكتُشفت فقط عند الشحن، أو الأضرار في علاقة العميل من التأخر في تسليم الشهادة.
نقاط الإخفاق الثلاث في استرداد الشهادات للموزعين
الشهادات مُحفظة عند الاستلام حسب التاريخ، وليس حسب رقم الحرارة. هذا هو السبب الهيكلي لمعظم صيد الشهادات. عندما تأتي الشهادات من المصنع أو الوسيط وتُحفظ حسب التاريخ أو اسم المورد، مسار الاسترداد وقت الطلب — عندما يعرف المشغّل رقم الحرارة على تذكرة الانتقاء — لا يتصل بمسار الحفظ. كل بحث يتطلب إسناداً متقاطعاً يقوم به شخص ما يدوياً.
مخزون متعدد المواقع، شهادة في موقع واحد. المواد المطلوبة إلى المستودع A تُنقل إلى المستودع B عند إعادة التوازن. الشهادة بقيت في المستودع A — أو بالأحرى، في مجلد القرص المشترك المُعلَّم لعملية استلام المستودع A. فريق الشحن في المستودع B لا يستطيع الوصول إليها دون معرفة مكان البحث أو من يتصل به.
شهادات الشراء الفوري التي لم تُطلَب قط. عندما يملأ موزع طلب عميل من شراء فوري — شراء غير مخزون من مركز خدمة أو وسيط آخر — قد لا تُطلَب شهادة تلك المواد أبداً كجزء من المعاملة. ممارسات الشهادات لدى مورد الشراء الفوري تتباين. بعضهم يضمّ الشهادات تلقائياً؛ بعضهم يرسلها فقط إذا طُلبت. يكتشف الموزع الفجوة عندما يسأل العميل.
ما يبدأ العملاء في طلبه
يرتفع الحد المقبول لتسليم الشهادات. يتطلب عملاء سلسلة توريد الطيران والدفاع والسيارات بشكل متزايد التسليم الرقمي للشهادة قبل تأكيد الإرسال — وليس "شهادة تتبع". بعضهم يطلب توافر الشهادة في نفس النظام مع تأكيد الطلب حتى يتمكن فريق الفحص الوارد لديهم من البدء في المراجعة قبل وصول الشاحنة.
للموزعين الذين يخدمون هذه الأسواق، نهج "الشحن والإرسال لاحقاً للشهادة" غير قابل للتطبيق بعد الآن. إنه يصبح شرطاً للعمل مع العملاء الأكثر أهمية للإيرادات.
كيف يبدو الحل
التغيير التشغيلي هو جعل توافر الشهادة جزءاً من سير عمل تأكيد الطلب، وليس تفصيلاً يأتي بعد ذلك قبل الإرسال.
عند استلام حرارة في المخزون، تُفهرَس الشهادة برقم الحرارة — فوراً، كجزء من الاستلام. عند تخصيص تلك الحرارة لطلب، تكون الشهادة متاحة من سجل الطلب. عندما يسحب فريق الشحن تذكرة الانتقاء، تكون الشهادة متاحة دون بحث منفصل.
يتطلب هذا تغييراً هيكلياً واحداً: استلام الشهادات مُفهرَس برقم الحرارة عند الاستلام، متاح من أي موقع أو نظام له رؤية المخزون. التكنولوجيا لدعم هذا مباشرة. الانضباط في العملية لتطبيقه باستمرار هو الجزء الأصعب — وهو قرار إداري وليس شراء برمجيات.
ما تقرأه بعد ذلك
- عندما يكلّفك نظام شهادات المصنع أكثر من الفولاذ
- ما تفعله مراكز الخدمة المتميزة بشكل مختلف مع الشهادات الواردة — ليس ما تتوقعه
- 6 ساعات لكل وردية في مطابقة MTCs بأرقام الحرارة — هذه هي الوظيفة التي لم يُوظَّف أحد لها