Questa guida mostra come un centro di servizio della componentistica metallica utilizza TestCert per gestire efficientemente l'assunzione di certificati MTC ad alto volume — caricamento in blocco, triage in base allo stato di convalida, approvazione in blocco dei certificati puliti e recupero di qualsiasi certificato su richiesta per un cliente o un revisore. Niente cartaccia. Nessun inserimento dati manuale.

Stima del tempo: 15 minuti per elaborare un lotto di 10-20 certificati da capo a piedi.

Prerequisiti

Prima di iniziare, conferma quanto segue:

Hai un account TestCert con ruolo Inspector o Quality Manager
Hai i tuoi PDF di assunzione pronti (un file per ogni MTC, o PDF multipagina per certificati in bundle)
Almeno un approvatore è configurato nel flusso di lavoro QA della tua organizzazione

Passaggio 1: caricare il lotto di assunzione

Rilascia tutti i certificati MTC della giornata in una volta.

Dalla navigazione sinistra, fai clic su Inbound MTCs.
Fai clic su Upload Certificates (nota il plurale — questo è il punto di ingresso del caricamento in blocco).
Seleziona tutti i PDF per questo lotto di assunzione. Puoi:
- Trascinare una cartella di PDF nell'area di caricamento.
- Fai clic su Browse e seleziona più file (Ctrl+click o Cmd+click).
- Caricare fino a 50 PDF per lotto.
Fai clic su Start Upload. TestCert mette in coda tutti i file per l'estrazione AI simultaneamente.
Osserva la barra di progresso del lotto. Ogni certificato passa da Queued → Processing → Ready for Review mentre l'estrazione si completa. Per 10-20 certificati questo in genere richiede 2-4 minuti in totale.

Suggerimento: non è necessario attendere il completamento dell'intero lotto prima di iniziare la revisione. I certificati diventano disponibili per la revisione al completamento di ogni certificato.

Passaggio 2: lavora sulla coda di revisione del lotto — inizia con il rosso

Il sistema dei semafori ti dice esattamente dove concentrarti per primo.

Nell'elenco Inbound MTCs, il tuo lotto appare con badge di stato codificati a colori:
- Verde — Tutti i campi estratti e convalidati entro i limiti standard. Pronto per l'approvazione.
- Ambra — Uno o più campi richiedono attenzione (ad es., un valore parzialmente illeggibile o un campo non critico che non poteva essere letto). Revisione richiesta prima dell'approvazione.
- Rosso — uno o più valori di campo sono al di fuori del limite ASTM/ASME/EN per questo grado. È richiesta un'azione.
Inizia con il rosso. Fai clic sul menu a discesa Filter e seleziona Failed Validation per visualizzare prima tutti i certificati rossi.
- Per ogni certificato rosso, fai clic sulla riga per aprire la visualizzazione divisa (PDF a sinistra, campi estratti a destra).
- Controlla se l'errore è un valore realmente fuori specifiche o un errore di estrazione. Se l'AI ha letto male una cifra, correggi manualmente il valore del campo — la convalida si aggiorna immediatamente.
- Se il certificato fallisce genuinamente e hai l'autorità per accettarlo comunque, fai clic su Override Accept e inserisci un commento obbligatorio che spieghi la base tecnica.
- Se il certificato non può essere accettato, fai clic su Reject e registra il motivo. Il fornitore viene automaticamente contrassegnato per il follow-up.
Passa ad Ambra. Applica il filtro Needs Attention e rivedi ogni certificato allo stesso modo.
- La maggior parte dei certificati ambra si risolvono rapidamente — solitamente è necessaria una sola correzione di campo.
I certificati verdi non richiedono revisione a livello di campo — la convalida è già passata. Procedi al Passaggio 3 per approvarli in blocco.

Passaggio 3: approvazione in blocco dei certificati verdi

Approva ogni certificato pulito in due clic.

Cancella tutti i filtri attivi in modo che tutti i certificati nel lotto siano visibili.
Fai clic sulla casella di controllo nell'intestazione della tabella per Select All. Quindi deseleziona qualsiasi certificato ambra o rosso che necessita ancora di attenzione individuale.
Fai clic su Bulk Approve nella barra delle azioni in cima all'elenco.
Una finestra di dialogo di conferma mostra il numero di certificati che stai approvando. Confermare.
- Se il tuo flusso di lavoro richiede un secondo livello di approvazione, i certificati avanzano alla coda del prossimo approvatore. Notificagli o procedi se detieni entrambi i livelli di autorità.
Dopo il livello di approvazione finale, fai clic su Bulk Commit to Stock.
- Tutti i certificati selezionati vengono scritti contemporaneamente nel Stock Ledger con i loro numeri di colata, gradi, chimica e quantità.
- Le istantanee del fornitore vengono acquisite al momento del commit.

Suggerimento: per i centri di servizio con un singolo livello di approvazione, l'approvazione in blocco e il commit in blocco possono essere eseguiti in un unico passaggio — l'intera parte verde del lotto di assunzione viene elaborata in meno di un minuto.

Passaggio 4: cercare l'inventario per grado o numero di colata

Trova qualsiasi certificato nel tuo libro mastro istantaneamente.

Una volta che i certificati sono impegnati a stock, sono completamente ricercabili nel Stock Ledger.

Dalla navigazione sinistra, fai clic su Stock Ledger.
Usa la barra di ricerca in alto per interrogare:
- Heat Number — digitare il numero di colata esattamente o parzialmente; TestCert restituisce tutti i certificati impegnati corrispondenti.
- Grade — digitare la designazione del grado (ad esempio, A36, 316L, S355J2) per visualizzare tutto lo stock di quel grado.
- Supplier — filtrare per nome fornitore per vedere cosa hai a portata di mano da un mulino specifico.
- Date Range — filtrare per data di commit per estrarre i certificati ricevuti in un periodo specifico.
Fai clic su qualsiasi riga per aprire il dettaglio completo del certificato: dati estratti, PDF originale, risultati di convalida, nomi degli approvatori e timestamp del commit.
Usa il pannello Advanced Filter per query composte — ad esempio, tutto lo stock A572 Grade 50 ricevuto negli ultimi 30 giorni con contenuto di carbonio inferiore a 0,23%.

Passaggio 5: recuperare un certificato per un revisore o cliente

Produci il certificato giusto in pochi secondi, con una traccia di audit completa.

Quando un cliente chiama chiedendo il suo certificato, o un revisore arriva chiedendo la documentazione di tracciabilità, TestCert ti fornisce due metodi di recupero:

Opzione A — Collegamento di revisione sicuro (per clienti e revisori esterni)

Dall'elenco Stock Ledger o Inbound MTCs, individua il certificato.
Fai clic sulla riga del certificato per aprire la visualizzazione dei dettagli, quindi fai clic su Share.
TestCert genera un token di revisione sicuro — un URL univoco e limitato nel tempo solo per questo certificato.
Fai clic su Copy Link e invialo al cliente o al revisore via e-mail o messaggistica. Lo aprono in qualsiasi browser — non è richiesto l'accesso a TestCert.
L'evento di condivisione viene registrato nella Audit Trail con un timestamp e un identificatore del destinatario.

Opzione B — Download PDF (per record fisici o presentazione formale)

Individua il certificato utilizzando la ricerca nel Passaggio 4.
Fai clic su Download PDF. TestCert esegue il rendering del certificato MTC originale del mulino insieme al riepilogo di convalida e alla catena di approvazione allegati come foglio di copertina.
L'evento di download viene registrato nella Audit Trail.

Opzione C — Esportazione della traccia di audit (per audit ISO e ispezioni normative)

Vai a Audit Trail nella navigazione sinistra.
Filtra per intervallo di date, ID certificato o utente per ridimensionare l'esportazione.
Fai clic su Export to CSV o Export to PDF. L'esportazione include ogni modifica, decisione di approvazione, commento di override e evento di condivisione — completamente contrassegnato da timestamp e attribuito all'utente.
Consegna l'esportazione al tuo revisore come prova del tuo processo di gestione della qualità.

Operazioni successive

Hai completato il flusso di lavoro end-to-end del centro di servizio. Per approfondire ogni fase:

Quality Certificate Management — Organizza, etichetta e conserva i certificati in tutto il tuo inventario completo, inclusa la configurazione della politica di conservazione.
Incoming Material Inspection — Configurare le regole di convalida a livello di grado, i limiti standard personalizzati e le politiche di accettazione dell'override per il team QA.
Certificate Retention Rules — Configurare i programmi di conservazione per grado, cliente o standard per conformarsi a ISO 9001, AS9100 e requisiti del contratto cliente.
Certificate Approval Workflow — Configurare le catene di approvazione a più livelli, delegare gli approvatori e impostare le regole di escalation per periodi di assunzione ad alto volume.

Avvio rapido: elaborare l'assunzione di certificati MTC ad alto volume e recuperare qualsiasi certificato in pochi secondi