Questa guida ti accompagna attraverso il flusso di lavoro completo da entrata a uscita per un distributore di acciaio, dal momento in cui un certificato del mulino arriva nella tua casella di posta al momento in cui il tuo cliente riceve un certificato di conformità (COC) tramite un collegamento sicuro. Nessuna esperienza precedente con TestCert richiesta.
Stima del tempo: 12 minuti per un singolo MTC con un livello di approvazione.
Prerequisiti
Prima di iniziare, conferma quanto segue:
- Hai un account TestCert con il ruolo di Ispettore o Responsabile della qualità (contatta l'amministratore dell'organizzazione se non sei sicuro)
- Hai il certificato PDF di prova del mulino del fornitore pronto (scansionato o digitale)
- Il flusso di lavoro QA della tua organizzazione è configurato (almeno un approvatore assegnato)
Fase 1: carica il PDF del mulino
Vai a Inbound MTCs e trascina il tuo file.
- Dalla navigazione a sinistra, fai clic su Inbound MTCs.
- Fai clic su Upload Certificate nell'angolo in alto a destra.
- Trascina il tuo PDF nell'area di caricamento oppure fai clic su Browse per individuarlo sul tuo computer.
- TestCert accetta PDF a pagina singola o multipla fino a 50 MB.
- Il motore di estrazione dell'IA inizia l'elaborazione immediatamente dopo il caricamento.
- Attendi che l'indicatore di stato cambi da Processing a Ready for Review - in genere ci vogliono 15-30 secondi.
Fase 2: controlla i dati estratti
Apri la vista divisa e verifica cosa l'IA ha estratto dal certificato.
- Fai clic sulla riga del certificato per aprire la vista divisa: il PDF originale appare a sinistra e i campi estratti appare a destra.
- Esamina il pannello dei dati estratti a destra:
- I campi verdi hanno superato la convalida rispetto allo standard ASTM/ASME/EN applicabile.
- I campi rossi non hanno superato la convalida: il valore estratto non rientra nel limite consentito per quella proprietà (ad esempio, il contenuto di carbonio supera il massimo del grado).
- I campi ambra richiedono la tua attenzione ma non hanno attivato un errore grave (ad esempio, un campo non critico che non è stato letto in modo pulito).
- Per ogni campo rosso, confronta il valore del pannello destro con il PDF a sinistra per confermare che l'estrazione è corretta.
- Se un valore è stato estratto male, fai clic sul campo e digita il valore corretto. TestCert si riconvalida istantaneamente.
- Se il valore è corretto e il materiale effettivamente non supera il test, hai due opzioni: rifiutare il certificato o procedere con un'Accettazione override nel passaggio successivo.
- Verifica che i campi Heat Number, Grade e Supplier corrispondano al materiale fisico ricevuto.
Fase 3: sottoponi per l'approvazione QA
Invia il certificato lungo la catena di approvazione.
- Dopo aver esaminato tutti i campi, fai clic su Submit for Approval nella parte inferiore del pannello destro.
- Se rimangono campi rossi e intendi accettarli secondo il parere tecnico, ti verrà richiesto di inserire un commento di sostituzione obbligatorio che spieghi la base dell'accettazione. Inserisci un motivo chiaro e fattuale (ad esempio, "Deroga tecnica cliente #EW-2024-047 in file").
- Lo stato del certificato cambia in Pending Approval e gli approvatori QA assegnati ricevono una notifica in-app.
- Se sei l'approvatore, passa al Passaggio 4. Altrimenti, attendi che l'approvatore agisca.
Fase 4: approva ed esegui il commit in magazzino
L'approvatore esamina ed esegue il commit del materiale.
- Come approvatore, apri il certificato dalla Approval Queue nella navigazione a sinistra.
- Esamina i campi estratti, i commenti di sostituzione (se presenti) e il PDF originale.
- Fai clic su Approve per accettare il certificato.
- Se la tua organizzazione utilizza approvazione a due o tre livelli, il certificato avanza automaticamente all'approvatore successivo. Ripeti questo passaggio per ogni livello.
- Dopo l'approvazione finale, fai clic su Commit to Stock.
- Questa azione è irreversibile e scrive il numero di lotto, il grado, la quantità e la chimica nel Stock Ledger.
- Lo snapshot del fornitore viene acquisito in questo momento: i dettagli del fornitore vengono congelati per la tracciabilità anche se il record del fornitore cambia in seguito.
- Lo stato del certificato cambia in Committed. Il materiale è ora disponibile per l'allocazione in uscita.
Fase 5: genera un COC in uscita per il tuo cliente
Attingi dal magazzino impegnato e costruisci il COC.
- Dalla navigazione a sinistra, vai a Outbound Certificates e fai clic su New COC.
- Seleziona il Buyer dal menu a discesa. Se l'acquirente non esiste ancora, fai clic su Add Buyer e compila i dettagli dell'azienda e tutte le mappature delle specifiche personalizzate.
- Nella sezione Material, cerca il numero di lotto o il grado che hai appena impegnato. Seleziona le voci di riga pertinenti.
- TestCert deduce automaticamente la quantità allocata dal Stock Ledger.
- Scegli il Template appropriato per questo cliente (ad esempio, il loro formato COC preferito o un layout standard EN 10204 3.1).
- Esamina l'anteprima del certificato generato. Tutti i valori dei campi vengono estratti direttamente dal MTC in entrata impegnato: non è richiesta la reinserimento manuale.
- Fai clic su Submit for Approval per indirizzare il COC in uscita attraverso il tuo flusso di lavoro di approvazione, oppure fai clic su Approve & Finalize se hai un'autorità a fase singola.
Fase 6: invia il COC al tuo cliente tramite collegamento sicuro
Il tuo cliente non ha bisogno di un account TestCert per visualizzare il suo certificato.
- Una volta che il COC in uscita è stato approvato e finalizzato, fai clic su Share with Buyer.
- TestCert genera un token di revisione sicuro: un URL univoco e in scadenza legato solo a questo certificato.
- Fai clic su Copy Link e incollalo nella tua email, oppure fai clic su Send via Email per far inviare il collegamento direttamente all'indirizzo email del cliente in file da TestCert.
- Il cliente apre il collegamento in qualsiasi browser e può visualizzare, scaricare o stampare il COC come PDF. Nessun login richiesto dalla loro parte.
- L'evento di condivisione viene registrato nella Audit Trail con un timestamp e l'identificativo del destinatario.
Passaggi successivi
Hai completato il flusso di lavoro del distributore end-to-end. Per approfondire ogni fase:
- Flusso di lavoro di approvazione del certificato - Configura catene di approvazione multi-livello, assegna approvatori e imposta regole di escalation.
- Gestione certificati di qualità - Organizza, cerca e conserva i certificati in tutto l'inventario.
- Emettere certificati in uscita - Configurazione COC avanzata: modelli specifici per cliente, firme digitali ed esportazione XLSX.
- Ispezione dei materiali in entrata - Configura le regole di convalida a livello di grado e gestisci le politiche di sostituzione per il tuo team QA.