Un distributore di acciaio acquista un lotto completo di lamiera SA-516-70 — 40.000 libbre, un MTC, un numero di lotto. Nel corso delle due settimane successive, tre ordini clienti separati assorbono porzioni di quel lotto. Il team di ricezione archivia il MTC nella cartella del lotto. Tutti proseguono.
Sei mesi dopo, il Cliente B ha bisogno di sottoporre un pacchet documentale certificati al suo cliente per un recipiente a pressione che ha costruito. Il Cliente C chiama la settimana successiva per lo stesso motivo. Nessuno dei due ha il certificato. Il rappresentante di vendita interno del distributore ricerca l'unità disco condivisa. Il MTC si trova nel numero di documento di ricezione originale — quello collegato all'ordine del Cliente A, perché è chi si trovava sul rilascio quando il materiale è arrivato.
Tre giorni di ricerca, due escalation al supervisore del magazzino e una chiamata al mulino per una riemissione del certificato. Questo è il problema della divisione certificati termici parziali, e accade ogni settimana nei distributori che non hanno un processo formale di trasmissione certificati.
Perché le Divisioni Parziali Rompono la Gestione dei Certificati
Il problema fondamentale è che i sistemi di archiviazione certificati sono costruiti attorno alle ricevute, non agli ordini di vendita. Quando il materiale arriva, il MTC viene allegato al documento di ricezione. Questo documento ha un numero PO, un numero di ricevuta e si collega implicitamente a chi ha fatto il primo ordine da quel lotto.
Quando dividi un lotto su tre ordini, hai tre spedizioni ma un certificato. Il certificato non si replica automaticamente negli altri due record ordini. Se il vostro sistema di archiviazione è basato su cartelle — sia fisiche che digitali — il certificato vive in un unico posto, indicizzato da un ordine, e gli altri due clienti non hanno alcun collegamento visibile ad esso.
Il problema si aggrava quando:
- Gli ordini vengono spediti con settimane di differenza. Il materiale rimane nel magazzino mentre gli ordini arrivano poco a poco. Il certificato viene archiviato al ricevimento, non alla spedizione. Quando il Cliente B viene spedito, il documento di ricezione di quattro settimane fa si trova in una cartella di ricevute chiuse.
- Persone diverse gestiscono ogni rilascio. Il rappresentante di vendita interno che conosce l'arrangiamento del lotto parziale non è sempre la persona che gestisce la richiesta di follow-up dal Cliente B.
- Il certificato del mulino è una scansione a pagina singola. Non c'è alcun record di dati che colleghi il numero del lotto a ogni ordine di vendita — solo un PDF in una cartella.
Che Aspetto Ha un Processo di Trasmissione Certificati
Un processo di trasmissione certificati significa che ogni ordine che attinge da un lotto riceve la propria copia del certificato — allegata alla documentazione di quell'ordine al momento del rilascio, non dopo.
La meccanica è semplice:
Passaggio 1: Certificato copiato al primo rilascio. Quando la prima porzione di un lotto viene spedita per l'ordine del Cliente A, una copia del MTC viene allegata al record di spedizione. Non il documento di ricezione originale — il record di spedizione per il Cliente A.
Passaggio 2: Certificato contrassegnato come lotto condiviso al ricevimento. Quando il MTC viene registrato al ricevimento, l'operatore contrassegna la ricevuta come ricevuta di lotto parziale. Questo flag dice al sistema (o all'operatore successivo) che questo lotto può essere spedito a più clienti e il certificato deve seguire ogni rilascio.
Passaggio 3: I rilasci successivi attivano l'allegato certificato. Quando l'ordine del Cliente B attinge dallo stesso lotto, il certificato viene prelevato dal record del lotto e allegato al record di spedizione del Cliente B. Il Cliente C riceve lo stesso trattamento.
Ogni cliente ha ora il certificato nel suo record ordini, non sepolto in un documento di ricezione da mesi fa.
La Versione Minima (Nessun Nuovo Software Richiesto)
Se non siete pronti per implementare un sistema digitale di gestione certificati, potete eseguire una versione manuale di questo processo:
- Al ricevimento, stampate tre copie di ogni MTC per qualsiasi lotto che ha una divisione multi-ordine nota.
- Archiviate una copia nella cartella del lotto (archivio di ricezione). Date le altre al coordinatore vendite che gestisce gli ordini associati.
- Quando ogni ordine viene spedito, il coordinatore vendite allega la copia del certificato alla lista di imballaggio e al record di spedizione digitale.
Ciò richiede disciplina e coordinamento tra ricezione e vendite. Si rompe quando gli ordini non sono noti al momento della ricezione — il che è comune quando il materiale viene acquistato speculativamente per stock.
La versione più forte: un database certificati dove ogni numero di lotto si collega a ogni ordine di vendita che ha attinto da esso, con il documento certificato accessibile da uno qualsiasi di questi record.
Che Cosa Sperimentano Effettivamente i Clienti
La ricerca certificati costa tempo al cliente. Più importante, segnala che il vostro processo documentale è approssimativo. Per i clienti nella fabbricazione di recipienti a pressione, nella fabbricazione strutturale o in qualsiasi industria regolamentata, un distributore che non può produrre il certificato rapidamente solleva una bandiera di qualità — anche se il materiale stesso è perfettamente fine.
Un processo di trasmissione certificati non è un progetto complesso. È un cambiamento di procedura che richiede due o tre settimane per addestrare e distribuire. Il vantaggio è che ogni cliente riceve il suo certificato alla spedizione, non quando chiama tre mesi dopo.