Lo scenario si ripete allo stesso modo presso i distributori con due o più sedi: il materiale viene ricevuto al magazzino principale, l'MTC viene archiviato con i documenti di ricezione e il materiale viene successivamente trasferito a una struttura satellitare per l'elaborazione o per evadere un ordine di un cliente regionale. Il certificato non si muove. Il materiale sì.
Al momento della consegna, il magazzino di spedizione conferma l'ordine e carica il camion. Qualcuno chiede il pacchetto certificato. Nessuno in quella sede lo ha — perché è stato archiviato a 200 miglia di distanza quando il materiale è arrivato per la prima volta. L'autista parte senza il certificato (comune) oppure la spedizione viene trattenuta mentre qualcuno invia una copia scansionata via email o fax dall'altra sede (anch'esso comune, ma più lento).
In entrambi i casi, il certificato arriva dopo il materiale. Il cliente esegue il suo controllo in ingresso, ha bisogno dell'MTC, non lo ha, ti chiama. Questo è un fallimento dell'esperienza del cliente che origina interamente da un problema di processo documentale, non da un problema materiale.
Come si formano i divari nei certificati multi-magazzino
La causa principale è semplice: i certificati vengono archiviati al punto di ricezione, ma il materiale si muove. I processi di ricezione sono progettati per acquisire beni in entrata e documentazione insieme, il che è corretto. Il divario è che non c'è alcun processo per propagare quella documentazione quando il materiale cambia posizione.
Tre fattori scatenanti specifici rendono questo peggiore:
Trasferimenti tra magazzini per l'elaborazione. Un distributore riceve lamiera grezza al magazzino principale e spedisce le bobine alla sua struttura di taglio a lunghezza. Il certificato è nei file del magazzino principale. Quando il materiale elaborato viene spedito dalla struttura di taglio a lunghezza, nessuno pensa di includere l'MTC originale perché non è mai stato in quella struttura.
Trasferimenti di evasione per soddisfare la domanda regionale. Un ordine cliente entra in un punto di distribuzione regionale che non ha il materiale giusto in stock. Il magazzino principale spedisce il materiale dal suo inventario per evaderlo. Il certificato rimane con la ricezione del magazzino principale. La sede regionale spedisce senza il certificato perché ha ricevuto stock, non documentazione.
Movimento di stock a lungo termine. Il materiale rimane nell'inventario del magazzino di ricezione per mesi, viene trasferito in un'altra sede come parte di un ribilanciamento periodico dell'inventario e il certificato rimane in una cartella di ricezione vecchia di 6 mesi. Nel momento in cui quel materiale viene spedito dalla seconda sede, la connessione tra il certificato e il materiale è rotta.
Costruire un protocollo di certificato che segue il materiale
La soluzione è procedurale e tecnica. Proceduralmente, la regola deve essere esplicita: quando il materiale si sposta tra le sedi, il certificato si sposta con esso. Tecnicamente, ciò significa avere un modo per sapere quale certificato va con quale materiale e un meccanismo per trasferirlo.
Lato procedurale:
Ogni documento di trasferimento tra magazzini ha bisogno di un campo di riferimento certificato. Quando il trasferimento viene avviato, il magazzino di origine cerca il certificato per quel lotto di calore e registra il numero di riferimento del certificato (o numero documento) sul documento di trasferimento. Il magazzino ricevente conferma la ricezione di materiale e documentazione certificata.
Se il certificato è fisico (cartaceo), una copia va con il trasferimento. L'originale rimane nell'archivio di ricezione; una copia certificata viene inviata alla destinazione. Se il certificato è digitale, il record certificato è collegato al record di inventario della nuova sede.
Punto di controllo del processo: Prima che qualsiasi materiale venga spedito da una sede, il picker o il coordinatore di spedizione deve verificare che il certificato per quel lotto sia disponibile in quella sede — non solo che esista da qualche parte nei file aziendali.
Lato tecnico:
Un repository certificato digitale condiviso elimina completamente il problema del trasferimento fisico. Quando i certificati sono archiviati in un sistema centrale accessibile da tutte le sedi, la domanda smette di essere "abbiamo il certificato in questo magazzino?" e diventa "abbiamo il certificato collegato a questo ordine?"
Questa è una differenza significativa. Il certificato non ha bisogno di esistere fisicamente in ogni sede — deve essere accessibile a chiunque stia preparando il pacco di spedizione. Un sistema di gestione certificati basato su cloud, o anche un sistema di documenti condivisi adeguatamente organizzato, risolve il problema di accesso.
Il costo del ritardo di consegna
Il costo operativo del divario certificato è misurabile. Una spedizione che parte senza il certificato genera uno o più dei seguenti: una telefonata di follow-up dal cliente, una catena di email per ottenere il certificato trasmesso, una trattenuta del cliente sul materiale in attesa della ricezione del certificato, o nelle industrie regolamentate, un rapporto di non conformità formale contro la tua azienda.
Per i distributori che servono clienti con requisiti di ispezione in entrata — negozi di navi a pressione, fabbricanti aerospaziali, produttori di componenti nucleari — partire senza il certificato non è un inconveniente minore. Può innescare il rifiuto del materiale, richiedere una visita di riconsegna o violare i termini di un accordo fornitore approvato.
Anche per i clienti industriali generali, la ricerca certificato spreca tempo su entrambi i lati della transazione. I clienti alla fine smettono di aspettarsi l'arrivo automatico del certificato e iniziano a costruire un buffer per inseguirlo — il che significa che stanno anche costruendo un buffer prima che il tuo materiale raggiunga il loro stabilimento di produzione.
Il protocollo certificato-segue-materiale non è un significativo onere operativo. Richiede l'aggiunta di un campo ai documenti di trasferimento e un punto di controllo al processo di spedizione. Il ritorno è meno richieste di certificato post-consegna e la credibilità operativa che deriva dall'ottenere la documentazione giusta la prima volta.