Un rappresentante di vendita conferma un ordine di magazzino, stampa i documenti di spedizione e si dirige al magazzino. Prima che il camion parta, qualcuno deve trovare il certificato per la caloría specifica che viene spedita. Il rappresentante passa 20 minuti cercando nell'unità condivisa. Non lo trova. Chiama l'ufficio vendite interno. Le vendite interne controllano l'archivio email. Altri 15 minuti. Alla fine qualcuno lo trova - o spedisce e invia il certificato via email in seguito, sperando che il cliente non chieda prima dell'arrivo della consegna al controllo in ingresso.
Questo accade decine di volte al giorno presso la maggior parte dei distributori di acciaio. Nessuno traccia il tempo. Nessuno lo classifica come una perdita. Il processo è sempre stato così, quindi viene trattato come normale.
Non è normale. È un problema operativo risolvibile che la maggior parte dei distributori ha semplicemente smesso di vedere.
Perché i Distributori Normalizzano Questo
Il certificato è un documento di supporto nella maggior parte dei flussi di lavoro del distributore. La transazione principale - conferma del magazzino, elaborazione dell'ordine, programmazione della consegna - è ben gestita. Il certificato è un ripensamento che viene risolto in qualche modo prima della spedizione.
Poiché viene risolto - nella maggior parte dei casi - non si registra come un fallimento sistemico. La caccia al certificato di 20 minuti martedì non si collega a quella di 45 minuti venerdì nella mente di nessuno. Ognuna è una seccatura occasionale. Aggregate per la filiale, rappresentano un costo sostanziale e coerente.
L'altro motivo per cui persiste: le persone che fanno la caccia ai certificati non sono le persone che fissano le priorità operative. Un rappresentante di vendita o un coordinatore di vendite interno passa tempo su di esso perché è suo compito ottenere l'ordine. Lo risolvono situazionalmente. Non l'escalation come problema di processo perché non è loro ruolo riprogettare il processo.
Quale Sia Effettivamente il Costo
La matematica è diretta. In una filiale che elabora 15-20 ordini al giorno con requisiti di certificato, supponendo una media di 3 ore al giorno nel team su lavoro correlato ai certificati - caccia, richiesta ai fornitori, follow-up su certificati mancanti, assemblaggio di pacchetti per ordini multi-calore.
3 ore/giorno × 40 $/ora × 250 giorni di lavoro = 30.000 $/anno per filiale nel lavoro di recupero dei certificati.
Per i distributori con più filiali, moltiplicare di conseguenza. Con quattro filiali sono 120.000 $ all'anno - una voce di linea sufficientemente grande da finanziare una soluzione software dedicata molte volte.
Quel numero non include il costo delle spedizioni trattenute perché un certificato non poteva essere localizzato prima della spedizione, i certificati di acquisto spot che non sono mai stati ricevuti e scoperti solo all'invio, o il danno alle relazioni con i clienti dalla consegna tardiva dei certificati.
I Tre Punti di Fallimento del Recupero dei Certificati per i Distributori
Certificati archiviati al ricevimento per data, non per numero di calore. Questa è la causa strutturale della maggior parte della caccia ai certificati. Quando i certificati arrivano dalla laminazione o dal broker e vengono salvati per data o nome del fornitore, il percorso di recupero al momento dell'ordine - quando l'operatore conosce il numero di calore sul foglio di prelievo - non si collega al percorso di archiviazione. Ogni ricerca richiede un riferimento incrociato che qualcuno fa manualmente.
Magazzino multi-ubicazione, certificato a ubicazione singola. Il materiale ordinato al Magazzino A viene spostato al Magazzino B quando l'inventario viene ribilanciato. Il certificato è rimasto al Magazzino A - o meglio, nella cartella dell'unità condivisa etichettata al processo di ricezione del Magazzino A. Il team di spedizione del Magazzino B non può accedervi senza sapere dove cercare o chi chiamare.
Certificati di acquisto spot che non sono mai stati richiesti. Quando un distributore riempie un ordine cliente da un acquisto spot - un acquisto non immagazzinato da un altro centro di servizio o broker - il certificato per quel materiale potrebbe non essere mai stato richiesto come parte della transazione. Le pratiche di certificato del fornitore di acquisto spot variano. Alcuni includono i certificati automaticamente; altri li inviano solo se richiesti. Il distributore scopre il divario quando il cliente chiede.
Cosa Cominciano a Richiedere i Clienti
La soglia per la consegna di certificati accettabile è in aumento. I clienti della catena di approvvigionamento aerospaziale, difesa e automobilistica richiedono sempre più la consegna di certificati digitali prima della conferma della spedizione - non "certificato da seguire". Alcuni richiedono che la disponibilità dei certificati sia nello stesso sistema della conferma dell'ordine in modo che il loro team di ispezione in ingresso possa iniziare la revisione prima dell'arrivo del camion.
Per i distributori che servono questi mercati, l'approccio informale "spedi e invia il certificato in seguito" non è più praticabile. Sta diventando una condizione per fare affari con i clienti che contano di più per i ricavi.
Come Appare una Soluzione
Il cambiamento operativo consiste nel rendere la disponibilità dei certificati parte del flusso di lavoro di conferma dell'ordine, non un ripensamento prima della spedizione.
Quando una caloría viene ricevuta nell'inventario, il certificato viene indicizzato per numero di calore - immediatamente, come parte della ricezione. Quando quella caloría viene assegnata a un ordine, il certificato è accessibile dal record dell'ordine. Quando il team di spedizione ritira il foglio di prelievo, il certificato è disponibile senza una ricerca separata.
Ciò richiede un cambiamento strutturale: l'assunzione del certificato indicizzata per numero di calore al ricevimento, accessibile da qualsiasi ubicazione o sistema che dispone di visibilità dell'inventario. La tecnologia per supportare questo è semplice. La disciplina dei processi per applicarla coerentemente è la parte più difficile - ed è una decisione gestionale, non un acquisto di software.
Cosa Leggere Dopo
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For