Esta guía muestra cómo un centro de servicio de metales utiliza TestCert para procesar eficientemente la admisión de MTC de alto volumen — carga en lotes, clasificación por estado de validación, aprobación en lotes de certificados limpios y recuperación de cualquier certificado bajo demanda para un cliente o auditor. Sin persecución de papeles. Sin entrada de datos manual.
Estimación de tiempo: 15 minutos para procesar un lote de 10-20 certificados de principio a fin.
Requisitos previos
Antes de comenzar, confirme lo siguiente:
- Tiene una cuenta TestCert con función de Inspector o Gerente de Calidad
- Tiene sus PDF de admisión listos (un archivo por cada MTC o PDF multipágina para certificados agrupados)
- Al menos un aprobador está configurado en el flujo de trabajo de QA de su organización
Paso 1: Cargue su lote de admisión
Suelta todos los MTC del día en uno.
- En la navegación de la izquierda, haga clic en Inbound MTCs.
- Haga clic en Upload Certificates (tenga en cuenta el plural — este es el punto de entrada de carga masiva).
- Seleccione todos los PDF para este lote de admisión. Usted puede:
- Arrastrar una carpeta de PDF al área de carga.
- Haga clic en Browse y seleccione varios archivos (Ctrl+clic o Cmd+clic).
- Cargue hasta 50 PDF por lote.
- Haga clic en Start Upload. TestCert pone en cola todos los archivos para la extracción de AI simultáneamente.
- Mire la barra de progreso del lote. Cada certificado se mueve de Queued → Processing → Ready for Review a medida que se completa la extracción. Para 10-20 certificados esto típicamente toma 2-4 minutos en total.
Consejo: no necesita esperar a que se complete todo el lote antes de comenzar la revisión. Los certificados están disponibles para revisión a medida que se completa cada uno.
Paso 2: Trabaje la cola de revisión del lote — Comience con rojo
El sistema de luces de tráfico le dice exactamente dónde enfocarse primero.
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En la lista Inbound MTCs, su lote aparece con insignias de estado codificadas por color:
- Verde — Todos los campos se extrajeron y validaron dentro de los límites estándar. Listo para aprobar.
- Ámbar — Uno o más campos necesitan atención (por ejemplo, un valor parcialmente ilegible o un campo no crítico que no se pudo leer). Revisión requerida antes de la aprobación.
- Rojo — uno o más valores de campo están fuera del límite ASTM/ASME/EN para este grado. Se requiere acción.
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Comience con rojo. Haga clic en el menú desplegable Filter y seleccione Failed Validation para mostrar primero todos los certificados rojos.
- Para cada certificado rojo, haga clic en la fila para abrir la vista dividida (PDF a la izquierda, campos extraídos a la derecha).
- Verifique si la falla es un valor genuinamente fuera de especificación o un error de extracción. Si la IA malinterpretó un dígito, corrija manualmente el valor del campo — la validación se actualiza inmediatamente.
- Si el certificado genuinamente falla y tiene autoridad para aceptarlo de todos modos, haga clic en Override Accept e ingrese un comentario obligatorio explicando la base técnica.
- Si el certificado no puede ser aceptado, haga clic en Reject y registre el motivo. El proveedor se marca automáticamente para seguimiento.
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Muévase a Ámbar. Aplique el filtro Needs Attention y revise cada certificado de la misma manera.
- La mayoría de los certificados de color ámbar se resuelven rápidamente — generalmente solo se necesita una corrección de campo.
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Los certificados verdes no requieren revisión a nivel de campo — la validación ya ha pasado. Continúe con el Paso 3 para aprobarlos en lotes.
Paso 3: Apruebe en lotes los certificados verdes
Apruebe cada certificado limpio en dos clics.
- Borre todos los filtros activos para que todos los certificados del lote sean visibles.
- Haga clic en la casilla de verificación en el encabezado de la tabla para Select All. Luego desmarque cualquier certificado ámbar o rojo que aún requiera atención individual.
- Haga clic en Bulk Approve en la barra de acciones en la parte superior de la lista.
- Un cuadro de diálogo de confirmación muestra la cantidad de certificados que está aprobando. Confirmar.
- Si su flujo de trabajo requiere un segundo nivel de aprobación, los certificados avanzan a la cola del siguiente aprobador. Notifíqueles o continúe si tiene ambos niveles de autoridad.
- Después del nivel de aprobación final, haga clic en Bulk Commit to Stock.
- Todos los certificados seleccionados se escriben simultáneamente en el Stock Ledger con sus números de colada, grados, química y cantidades.
- Las instantáneas del proveedor se capturan en el momento de la confirmación.
Consejo: para centros de servicio con un único nivel de aprobación, la aprobación en lotes y la confirmación en lotes se pueden realizar en un solo paso — toda la porción verde de su lote de admisión se procesa en menos de un minuto.
Paso 4: Busque su inventario por grado o número de colada
Encuentra cualquier certificado en tu libro mayor al instante.
Una vez que los certificados se confirman al stock, son totalmente buscables en el Stock Ledger.
- En la navegación de la izquierda, haga clic en Stock Ledger.
- Use la barra de búsqueda en la parte superior para consultar:
- Heat Number — escriba el número de colada exactamente o parcialmente; TestCert devuelve todos los certificados confirmados coincidentes.
- Grade — escriba la designación de grado (por ejemplo, A36, 316L, S355J2) para ver todo el stock de ese grado.
- Supplier — filtre por nombre de proveedor para ver lo que tiene disponible de un molino específico.
- Date Range — filtre por fecha de confirmación para extraer certificados recibidos en un período específico.
- Haga clic en cualquier fila para abrir los detalles completos del certificado: datos extraídos, PDF original, resultados de validación, nombres de aprobadores y marca de tiempo de confirmación.
- Use el panel Advanced Filter para consultas compuestas — por ejemplo, todo el stock A572 Grade 50 recibido en los últimos 30 días con contenido de carbono inferior al 0,23%.
Paso 5: Recupere un certificado para un auditor o cliente
Produzca el certificado correcto en segundos, con una pista de auditoría completa.
Cuando un cliente llama pidiendo su certificado, o un auditor llega solicitando documentación de trazabilidad, TestCert le proporciona dos métodos de recuperación:
Opción A — Enlace de revisión segura (para clientes y revisores externos)
- En la lista Stock Ledger o Inbound MTCs, ubique el certificado.
- Haga clic en la fila del certificado para abrir la vista de detalles, luego haga clic en Share.
- TestCert genera un token de revisión segura — una URL única y limitada en tiempo solo para este certificado.
- Haga clic en Copy Link y envíelo al cliente o auditor por correo electrónico o mensajería. Lo abren en cualquier navegador — no se requiere inicio de sesión en TestCert.
- El evento de uso compartido se registra en el Audit Trail con una marca de tiempo e identificador de destinatario.
Opción B — Descarga de PDF (para registros físicos o presentación formal)
- Localice el certificado usando la búsqueda en el Paso 4.
- Haga clic en Download PDF. TestCert renderiza el certificado MTC de molino original junto con el resumen de validación y la cadena de aprobación adjuntos como una portada.
- El evento de descarga se registra en el Audit Trail.
Opción C — Exportación de Audit Trail (para auditorías ISO e inspecciones regulatorias)
- Vaya a Audit Trail en la navegación de la izquierda.
- Filtre por rango de fechas, ID de certificado o usuario para definir el alcance de la exportación.
- Haga clic en Export to CSV o Export to PDF. La exportación incluye cada edición, decisión de aprobación, comentario anulado y evento compartido — completamente marcado con fecha/hora y atribuido al usuario.
- Entregue la exportación a su auditor como prueba de su proceso de gestión de calidad.
Pasos siguientes
Ha completado el flujo de trabajo de servicio al cliente de principio a fin. Para profundizar en cada etapa:
- Quality Certificate Management — Organizar, etiquetar y retener certificados en todo su inventario completo, incluida la configuración de políticas de retención.
- Incoming Material Inspection — Configure reglas de validación a nivel de grado, límites estándar personalizados y políticas de aceptación anuladas para su equipo de QA.
- Certificate Retention Rules — Configure cronogramas de retención por grado, cliente o estándar para cumplir con ISO 9001, AS9100 y requisitos de contratos con clientes.
- Certificate Approval Workflow — Configure cadenas de aprobación multinivel, delegue aprobadores y establezca reglas de escalada para períodos de admisión de alto volumen.