Esta guía te acompaña a través del flujo de trabajo completo de entrada a salida para un distribuidor de acero, desde el momento en que un certificado de fábrica llega a tu bandeja de entrada hasta el momento en que tu comprador recibe un certificado de conformidad (COC) a través de un enlace seguro. No se requiere experiencia previa con TestCert.
Estimación de tiempo: 12 minutos para un único MTC con un nivel de aprobación.
Requisitos Previos
Antes de comenzar, confirma lo siguiente:
- Tienes una cuenta de TestCert con rol de Inspector o Gerente de Calidad (comunícate con el administrador de tu organización si no estás seguro)
- Tienes listo el certificado PDF de la fábrica del proveedor (escaneado o digital)
- El flujo de trabajo de QA de tu organización está configurado (al menos un aprobador asignado)
Paso 1: Carga el PDF de la Fábrica
Ve a Inbound MTCs y arrastra tu archivo.
- En la navegación izquierda, haz clic en Inbound MTCs.
- Haz clic en Upload Certificate en la esquina superior derecha.
- Arrastra tu PDF al área de carga o haz clic en Browse para localizarlo en tu computadora.
- TestCert acepta PDF de una o varias páginas de hasta 50 MB.
- El motor de extracción con IA comienza a procesar inmediatamente después de la carga.
- Espera a que el indicador de estado cambie de Processing a Ready for Review - generalmente tarda 15-30 segundos.
Paso 2: Revisa los Datos Extraídos
Abre la vista dividida y verifica qué extrajo la IA del certificado.
- Haz clic en la fila del certificado para abrir la vista dividida: el PDF original aparece a la izquierda y los campos extraídos aparecen a la derecha.
- Revisa el panel de datos extraídos a la derecha:
- Los campos verdes pasaron la validación contra el estándar ASTM/ASME/EN aplicable.
- Los campos rojos fallaron en la validación: el valor extraído supera el límite permitido para esa propiedad (por ejemplo, el contenido de carbono excede el máximo del grado).
- Los campos ámbar requieren tu atención pero no desencadenaron un error grave (por ejemplo, un campo no crítico que no se pudo leer correctamente).
- Para cada campo rojo, compara el valor del panel derecho contra el PDF a la izquierda para confirmar que la extracción es correcta.
- Si un valor fue extraído incorrectamente, haz clic en el campo e ingresa el valor correcto. TestCert revalida instantáneamente.
- Si el valor es correcto y el material realmente falla, tienes dos opciones: rechazar el certificado o proceder a una Aceptación Override en el siguiente paso.
- Verifica que los campos Heat Number, Grade y Supplier coincidan con el material físico recibido.
Paso 3: Envía para Aprobación de QA
Envía el certificado a través de la cadena de aprobación.
- Después de revisar todos los campos, haz clic en Submit for Approval en la parte inferior del panel derecho.
- Si quedan campos rojos y tienes la intención de aceptarlos bajo criterio de ingeniería, se te pedirá que ingreses un comentario override obligatorio explicando la base de la aceptación. Ingresa una razón clara y fáctica (por ejemplo, "Exención de ingeniería del cliente #EW-2024-047 en archivo").
- El estado del certificado cambia a Pending Approval y los aprobadores de QA asignados reciben una notificación dentro de la aplicación.
- Si eres el aprobador, ve al Paso 4. De lo contrario, espera a que el aprobador actúe.
Paso 4: Aprueba y Confirma en Inventario
El aprobador revisa y confirma el material.
- Como aprobador, abre el certificado desde la Approval Queue en la navegación izquierda.
- Revisa los campos extraídos, comentarios override (si los hay) y el PDF original.
- Haz clic en Approve para aceptar el certificado.
- Si tu organización utiliza aprobación de dos o tres niveles, el certificado avanza automáticamente al siguiente aprobador. Repite este paso para cada nivel.
- Después de la aprobación final, haz clic en Commit to Stock.
- Esta acción es irreversible y escribe el número de lote, grado, cantidad y química en el Stock Ledger.
- La instantánea del proveedor se captura en este momento - los detalles del proveedor se congelan para trazabilidad, incluso si el registro del proveedor cambia más adelante.
- El estado del certificado cambia a Committed. El material ahora está disponible para asignación de salida.
Paso 5: Genera un COC de Salida para tu Comprador
Extrae del inventario confirmado y construye el COC.
- Desde la navegación izquierda, ve a Outbound Certificates y haz clic en New COC.
- Selecciona el Buyer del menú desplegable. Si el comprador aún no existe, haz clic en Add Buyer y completa los detalles de la empresa y cualquier mapeo de especificaciones personalizadas.
- En la sección Material, busca el número de lote o grado que acabas de confirmar. Selecciona los elementos de línea relevantes.
- TestCert deduce automáticamente la cantidad asignada del Stock Ledger.
- Elige la Template apropiada para este comprador (por ejemplo, su formato de COC preferido o un diseño estándar EN 10204 3.1).
- Revisa la vista previa del certificado generado. Todos los valores de campo se extraen directamente del MTC de entrada confirmado - no se requiere reingreso manual.
- Haz clic en Submit for Approval para enrutar el COC de salida a través de tu flujo de trabajo de aprobación, o haz clic en Approve & Finalize si tienes autoridad de un solo paso.
Paso 6: Envía el COC a tu Comprador a través de Enlace Seguro
Tu comprador no necesita una cuenta de TestCert para ver su certificado.
- Una vez que el COC de salida está aprobado y finalizado, haz clic en Share with Buyer.
- TestCert genera un token de revisión seguro: una URL única y con vencimiento vinculada solo a este certificado.
- Haz clic en Copy Link y pégala en tu correo electrónico, o haz clic en Send via Email para que TestCert envíe el enlace directamente a la dirección de correo del comprador registrada.
- El comprador abre el enlace en cualquier navegador y puede ver, descargar o imprimir el COC como PDF. No se requiere inicio de sesión de su parte.
- El evento de compartir se registra en el Audit Trail con una marca de tiempo e identificador del destinatario.
Qué Sigue
Has completado el flujo de trabajo de distribuidor de extremo a extremo. Para profundizar en cada etapa:
- Flujo de Trabajo de Aprobación de Certificados - Configura cadenas de aprobación multinivel, delega aprobadores y establece reglas de escalamiento.
- Gestión de Certificados de Calidad - Organiza, busca y conserva certificados en todo tu inventario.
- Emitir Certificados de Salida - Configuración avanzada de COC: plantillas específicas del comprador, firmas digitales y exportación de XLSX.
- Inspección de Material Entrante - Establece reglas de validación a nivel de grado y gestiona políticas override para tu equipo de QA.