Este guia o acompanha através do fluxo de trabalho completo de entrada para saída de uma distribuidora de aço - desde o momento em que um certificado de usina chega à sua caixa de entrada até o momento em que seu comprador recebe um certificado de conformidade (COC) por meio de um link seguro. Nenhuma experiência anterior com TestCert é necessária.
Estimativa de tempo: 12 minutos para um único MTC com um nível de aprovação.
Pré-requisitos
Antes de começar, confirme o seguinte:
- Você tem uma conta TestCert com role Inspetor ou Gerente de Qualidade (entre em contato com o administrador da sua organização se não tiver certeza)
- Você tem o certificado PDF da usina do fornecedor pronto (digitalizado ou digital)
- O fluxo de trabalho de QA da sua organização está configurado (pelo menos um aprovador atribuído)
Etapa 1: Faça Upload do PDF da Usina
Vá para Inbound MTCs e arraste seu arquivo.
- Na navegação à esquerda, clique em Inbound MTCs.
- Clique em Upload Certificate no canto superior direito.
- Arraste seu PDF para a área de upload ou clique em Browse para localizá-lo no seu computador.
- TestCert aceita PDFs de uma ou várias páginas com até 50 MB.
- O mecanismo de extração de IA começa a processar imediatamente após o upload.
- Aguarde o indicador de status mudar de Processing para Ready for Review - isso geralmente leva 15-30 segundos.
Etapa 2: Revise os Dados Extraídos
Abra a visualização dividida e verifique o que a IA extraiu do certificado.
- Clique na linha do certificado para abrir a visualização dividida: o PDF original aparece à esquerda e os campos extraídos aparecem à direita.
- Revise o painel de dados extraídos à direita:
- Campos verdes passaram na validação em relação ao padrão ASTM/ASME/EN aplicável.
- Campos vermelhos falharam na validação - o valor extraído está fora do limite permitido para essa propriedade (por exemplo, o teor de carbono excede o máximo de grau).
- Campos âmbar requerem sua atenção mas não acionaram uma falha crítica (por exemplo, um campo não crítico que não pôde ser lido com clareza).
- Para cada campo vermelho, compare o valor do painel direito com o PDF à esquerda para confirmar que a extração está correta.
- Se um valor foi extraído incorretamente, clique no campo e digite o valor correto. TestCert revalida instantaneamente.
- Se o valor estiver correto e o material realmente falhar, você tem duas opções: rejeitar o certificado ou prosseguir para uma Aceitação Override na próxima etapa.
- Verifique se os campos Heat Number, Grade e Supplier correspondem ao material físico recebido.
Etapa 3: Envie para Aprovação de QA
Envie o certificado pela cadeia de aprovação.
- Após revisar todos os campos, clique em Submit for Approval na parte inferior do painel direito.
- Se campos vermelhos permanecerem e você pretender aceitá-los sob critério de engenharia, será solicitado que você insira um comentário de substituição obrigatório explicando a base da aceitação. Insira um motivo claro e factual (por exemplo, "Isenção de engenharia do cliente #EW-2024-047 em arquivo").
- O status do certificado muda para Pending Approval e os aprovadores de QA atribuídos recebem uma notificação no aplicativo.
- Se você for o aprovador, vá para a Etapa 4. Caso contrário, aguarde a ação do aprovador.
Etapa 4: Aprove e Confirme no Estoque
O aprovador revisa e confirma o material.
- Como aprovador, abra o certificado da Approval Queue na navegação à esquerda.
- Revise os campos extraídos, comentários de substituição (se houver) e o PDF original.
- Clique em Approve para aceitar o certificado.
- Se sua organização usar aprovação de dois ou três níveis, o certificado avança automaticamente para o próximo aprovador. Repita esta etapa para cada nível.
- Após a aprovação final, clique em Commit to Stock.
- Esta ação é irreversível e escreve o número de corrida, grau, quantidade e composição química no Stock Ledger.
- Um instantâneo do fornecedor é capturado neste momento - os detalhes do fornecedor são congelados para rastreabilidade, mesmo que o registro do fornecedor mude posteriormente.
- O status do certificado muda para Committed. O material agora está disponível para alocação de saída.
Etapa 5: Gere um COC de Saída para seu Comprador
Retire do estoque confirmado e construa o COC.
- Na navegação à esquerda, vá para Outbound Certificates e clique em New COC.
- Selecione o Buyer na lista suspensa. Se o comprador ainda não existir, clique em Add Buyer e preencha os detalhes da empresa e qualquer mapeamento de especificações personalizado.
- Na seção Material, procure pelo número de corrida ou grau que acabou de confirmar. Selecione os itens de linha relevantes.
- TestCert deduz automaticamente a quantidade alocada do Stock Ledger.
- Escolha o Template apropriado para este comprador (por exemplo, seu formato de COC preferido ou um layout padrão EN 10204 3.1).
- Revise a visualização do certificado gerado. Todos os valores dos campos são extraídos diretamente do MTC de entrada confirmado - nenhuma reinserção manual é necessária.
- Clique em Submit for Approval para rotear o COC de saída através de seu fluxo de trabalho de aprovação, ou clique em Approve & Finalize se tiver autoridade de etapa única.
Etapa 6: Envie o COC para seu Comprador via Link Seguro
Seu comprador não precisa de uma conta TestCert para visualizar seu certificado.
- Quando o COC de saída estiver aprovado e finalizado, clique em Share with Buyer.
- TestCert gera um token de revisão seguro - um URL único e com vencimento vinculado apenas a este certificado.
- Clique em Copy Link e cole em seu email ou clique em Send via Email para que TestCert envie o link diretamente para o endereço de email do comprador no arquivo.
- O comprador abre o link em qualquer navegador e pode visualizar, baixar ou imprimir o COC como PDF. Nenhum login é necessário do lado deles.
- O evento de compartilhamento é registrado no Audit Trail com um carimbo de tempo e identificador do destinatário.
Próximas Etapas
Você completou o fluxo de trabalho de ponta a ponta da distribuidora. Para se aprofundar em cada estágio:
- Fluxo de Trabalho de Aprovação de Certificado - Configure cadeias de aprovação em vários níveis, delegue aprovadores e defina regras de escalação.
- Gerenciamento de Certificados de Qualidade - Organize, procure e retenha certificados em todo o seu inventário.
- Emitir Certificados de Saída - Configuração avançada de COC: modelos específicos do comprador, assinaturas digitais e exportação de XLSX.
- Inspeção de Material Recebido - Configure regras de validação no nível do grau e gerencie políticas de substituição para sua equipe de QA.