Ce guide montre comment un centre de services des métaux utilise TestCert pour traiter efficacement l'admission de MTC en volume élevé — téléchargement en masse, triage par statut de validation, approbation en masse de certificats propres et récupération de tout certificat sur demande pour un client ou un auditeur. Pas de chasse aux papiers. Aucune saisie de données manuelle.

Estimation du temps: 15 minutes pour traiter un lot de 10-20 certificats de bout en bout.

Conditions préalables

Avant de commencer, veuillez confirmer ce qui suit:

Vous avez un compte TestCert avec le rôle Inspecteur ou Gestionnaire qualité
Vous avez vos fichiers PDF d'admission prêts (un fichier par MTC ou fichiers PDF multipages pour les certificats groupés)
Au moins un approbateur est configuré dans le flux de travail QA de votre organisation

Étape 1: télécharger votre lot d'admission

Déposez toutes les livraisons MTC du jour en une seule fois.

Dans la navigation de gauche, cliquez sur Inbound MTCs.
Cliquez sur Upload Certificates (notez le pluriel — c'est le point d'entrée de téléchargement en masse).
Sélectionnez tous les fichiers PDF pour ce lot d'admission. Vous pouvez:
- Faire glisser un dossier de fichiers PDF dans la zone de téléchargement.
- Cliquez sur Browse et sélectionnez plusieurs fichiers (Ctrl+clic ou Cmd+clic).
- Télécharger jusqu'à 50 fichiers PDF par lot.
Cliquez sur Start Upload. TestCert met tous les fichiers en file d'attente pour l'extraction IA simultanée.
Observez la barre de progression du lot. Chaque certificat passe de Queued → Processing → Ready for Review au fur et à mesure que l'extraction est terminée. Pour 10-20 certificats, cela prend généralement 2-4 minutes au total.

Conseil: vous n'avez pas besoin d'attendre que tout le lot se termine avant de commencer l'examen. Les certificats deviennent disponibles pour révision à mesure que chacun est terminé.

Étape 2: Travailler la file d'attente d'examen du lot — commencez par le rouge

Le système de feux tricolores vous dit exactement où vous concentrer en premier.

Dans la liste Inbound MTCs, votre lot s'affiche avec des badges de statut codés par couleur:
- Vert — Tous les champs ont été extraits et validés dans les limites standards. Prêt à approuver.
- Ambre — Un ou plusieurs champs nécessitent une attention (par exemple, une valeur partiellement illisible ou un champ non critique qui n'a pas pu être lu). Un examen est nécessaire avant l'approbation.
- Rouge — une ou plusieurs valeurs de champ sont en dehors de la limite ASTM/ASME/EN pour ce grade. Une action est requise.
Commencez par le rouge. Cliquez sur le menu déroulant Filter et sélectionnez Failed Validation pour afficher d'abord tous les certificats rouges.
- Pour chaque certificat rouge, cliquez sur la ligne pour ouvrir la vue fractionnée (PDF à gauche, champs extraits à droite).
- Vérifiez si l'échec est une valeur réellement hors spécifications ou une erreur d'extraction. Si l'IA a mal lu un chiffre, corrigez manuellement la valeur du champ — la validation se met à jour immédiatement.
- Si le certificat échoue vraiment et que vous êtes autorisé à l'accepter de toute façon, cliquez sur Override Accept et saisissez un commentaire obligatoire expliquant la base technique.
- Si le certificat ne peut pas être accepté, cliquez sur Reject et enregistrez le motif. Le fournisseur est automatiquement signalé pour un suivi.
Passer à Ambre. Appliquez le filtre Needs Attention et examinez chaque certificat de la même manière.
- La plupart des certificats ambre se résolvent rapidement — généralement une seule correction de champ est nécessaire.
Les certificats verts ne nécessitent aucun examen au niveau du champ — la validation a déjà réussi. Passez à l'étape 3 pour les approuver en masse.

Étape 3: approuver en masse les certificats verts

Approuvez chaque certificat propre en deux clics.

Effacez tous les filtres actifs afin que tous les certificats du lot soient visibles.
Cliquez sur la case à cocher dans l'en-tête du tableau pour Select All. Ensuite, décochez tous les certificats ambre ou rouges qui nécessitent encore une attention individuelle.
Cliquez sur Bulk Approve dans la barre d'action en haut de la liste.
Une boîte de dialogue de confirmation affiche le nombre de certificats que vous approuvez. Confirmer.
- Si votre flux de travail nécessite un deuxième niveau d'approbation, les certificats avancent vers la file d'attente du prochain approbateur. Notifiez-les ou continuez si vous avez les deux niveaux d'autorité.
Après le niveau d'approbation final, cliquez sur Bulk Commit to Stock.
- Tous les certificats sélectionnés sont écrits simultanément dans le Stock Ledger avec leurs numéros de fusion, grades, chimie et quantités.
- Les instantanés du fournisseur sont capturés au moment de la validation.

Conseil: pour les centres de services avec un seul niveau d'approbation, l'approbation en masse et la validation en masse peuvent être effectuées en un seul passage — toute la partie verte de votre lot d'admission est traitée en moins d'une minute.

Étape 4: Cherchez votre inventaire par grade ou numéro de fusion

Trouvez n'importe quel certificat dans votre grand livre instantanément.

Une fois que les certificats sont engagés dans le stock, ils sont entièrement consultables dans le Stock Ledger.

Dans la navigation de gauche, cliquez sur Stock Ledger.
Utilisez la barre de recherche en haut pour interroger:
- Heat Number — saisissez le numéro de fusion exactement ou partiellement; TestCert retourne tous les certificats engagés correspondants.
- Grade — saisissez la désignation du grade (par exemple, A36, 316L, S355J2) pour voir tout le stock de ce grade.
- Supplier — filtrez par nom de fournisseur pour voir ce que vous avez en stock d'une usine spécifique.
- Date Range — filtrez par date d'engagement pour extraire les certificats reçus au cours d'une période spécifique.
Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir les détails complets du certificat: données extraites, PDF original, résultats de validation, noms des approbateurs et horodatage de l'engagement.
Utilisez le panneau Advanced Filter pour les requêtes composées — par exemple, tout le stock A572 Grade 50 reçu au cours des 30 derniers jours avec une teneur en carbone inférieure à 0,23%.

Étape 5: récupérez un certificat pour un auditeur ou un client

Produisez le bon certificat en quelques secondes, avec une piste d'audit complète.

Quand un client appelle pour demander son certificat, ou un auditeur arrive demander une documentation de traçabilité, TestCert vous fournit deux méthodes de récupération:

Option A — Lien d'examen sécurisé (pour les clients et les examinateurs externes)

À partir de la liste Stock Ledger ou Inbound MTCs, localisez le certificat.
Cliquez sur la ligne du certificat pour ouvrir la vue détails, puis cliquez sur Share.
TestCert génère un jeton d'examen sécurisé — une URL unique et limitée dans le temps pour ce certificat uniquement.
Cliquez sur Copy Link et envoyez-le au client ou à l'auditeur par courrier électronique ou messagerie. Ils l'ouvrent dans n'importe quel navigateur — aucune connexion TestCert requise.
L'événement de partage est enregistré dans la Audit Trail avec un horodatage et un identifiant de destinataire.

Option B — Téléchargement PDF (pour les dossiers physiques ou la soumission formelle)

Localisez le certificat à l'aide de la recherche à l'étape 4.
Cliquez sur Download PDF. TestCert affiche le certificat MTC d'usine d'origine avec le résumé de validation et la chaîne d'approbation jointe en tant que page de couverture.
L'événement de téléchargement est enregistré dans la Audit Trail.

Option C — Exporter Audit Trail (pour les audits ISO et les inspections réglementaires)

Allez à Audit Trail dans la navigation de gauche.
Filtrez par plage de dates, ID de certificat ou utilisateur pour délimiter l'exportation.
Cliquez sur Export to CSV ou Export to PDF. L'exportation inclut chaque modification, décision d'approbation, commentaire de substitution et événement de partage — entièrement horodaté et attribué à l'utilisateur.
Remettez l'exportation à votre auditeur comme preuve de votre processus de gestion de la qualité.

Étapes suivantes

Vous avez terminé le flux de travail complet du centre de services. Pour approfondir chaque étape:

Quality Certificate Management — Organisez, étiquetez et conservez les certificats dans tout votre inventaire complet, y compris la configuration de la politique de rétention.
Incoming Material Inspection — Configurez les règles de validation au niveau du grade, les limites de norme personnalisées et les politiques d'acceptation de substitution pour votre équipe QA.
Certificate Retention Rules — Configurez les calendriers de rétention par grade, client ou norme pour vous conformer à ISO 9001, AS9100 et aux exigences du contrat client.
Certificate Approval Workflow — Configurez les chaînes d'approbation multiniveaux, déléguez les approbateurs et définissez les règles d'escalade pour les périodes d'admission à volume élevé.

Démarrage rapide: traiter l'admission de MTC en volume élevé et récupérer n'importe quel certificat en quelques secondes