Ce guide vous accompagne à travers le flux de travail complet d'entrée à sortie pour un distributeur d'acier, du moment où un certificat d'usine arrive dans votre boîte de réception au moment où votre acheteur reçoit un certificat de conformité (COC) via un lien sécurisé. Aucune expérience préalable de TestCert n'est requise.
Estimation du temps : 12 minutes pour un seul MTC avec un niveau d'approbation.
Conditions Préalables
Avant de commencer, confirmez ce qui suit :
- Vous avez un compte TestCert avec le rôle Inspecteur ou Responsable Qualité (contactez l'administrateur de votre organisation si vous n'êtes pas sûr)
- Vous avez le certificat PDF d'usine du fournisseur prêt (numérisé ou numérique)
- Le flux de travail QA de votre organisation est configuré (au moins un approbateur assigné)
Étape 1 : Télécharger le PDF de l'Usine
Allez à Inbound MTCs et glissez-déposez votre fichier.
- Dans la navigation de gauche, cliquez sur Inbound MTCs.
- Cliquez sur Upload Certificate dans le coin supérieur droit.
- Glissez votre PDF dans la zone de téléchargement ou cliquez sur Browse pour le localiser sur votre ordinateur.
- TestCert accepte les fichiers PDF d'une ou plusieurs pages jusqu'à 50 Mo.
- Le moteur d'extraction basé sur l'IA commence à traiter immédiatement après le téléchargement.
- Attendez que l'indicateur d'état passe de Processing à Ready for Review - cela prend généralement 15-30 secondes.
Étape 2 : Vérifiez les Données Extraites
Ouvrez la vue divisée et vérifiez ce que l'IA a extrait du certificat.
- Cliquez sur la ligne du certificat pour ouvrir la vue divisée : le PDF original s'affiche à gauche et les champs extraits à droite.
- Examinez le panneau des données extraites à droite :
- Les champs verts ont réussi la validation par rapport à la norme ASTM/ASME/EN applicable.
- Les champs rouges ont échoué la validation : la valeur extraite dépasse la limite autorisée pour cette propriété (par exemple, la teneur en carbone dépasse le maximum de la nuance).
- Les champs ambre nécessitent votre attention mais n'ont pas déclenché une défaillance critique (par exemple, un champ non critique qui n'a pas pu être lu clairement).
- Pour chaque champ rouge, comparez la valeur du panneau droit avec le PDF à gauche pour confirmer que l'extraction est correcte.
- Si une valeur a été extraite incorrectement, cliquez sur le champ et tapez la valeur correcte. TestCert revalide instantanément.
- Si la valeur est correcte et le matériau échoue réellement, vous avez deux options : rejeter le certificat ou procéder à une Acceptation en Remplacement à l'étape suivante.
- Vérifiez que les champs Heat Number, Grade et Supplier correspondent au matériau physique reçu.
Étape 3 : Soumettre pour Approbation QA
Envoyez le certificat le long de la chaîne d'approbation.
- Après avoir examiné tous les champs, cliquez sur Submit for Approval au bas du panneau droit.
- S'il y a des champs rouges restants et que vous avez l'intention de les accepter selon le jugement de l'ingénieur, vous serez invité à saisir un commentaire de remplacement obligatoire expliquant le fondement de l'acceptation. Saisissez une raison claire et facuelle (par exemple, « Dérogation technique du client #EW-2024-047 au dossier »).
- Le statut du certificat passe à Pending Approval et les approbateurs QA assignés reçoivent une notification dans l'application.
- Si vous êtes l'approbateur, passez à l'étape 4. Sinon, attendez l'action de l'approbateur.
Étape 4 : Approuver et Confirmer le Stock
L'approbateur examine et valide le matériau.
- En tant qu'approbateur, ouvrez le certificat depuis la Approval Queue dans la navigation de gauche.
- Examinez les champs extraits, les commentaires de remplacement (le cas échéant) et le PDF original.
- Cliquez sur Approve pour accepter le certificat.
- Si votre organisation utilise une approbation à deux ou trois niveaux, le certificat avance automatiquement à l'approbateur suivant. Répétez cette étape pour chaque niveau.
- Après l'approbation finale, cliquez sur Commit to Stock.
- Cette action est irréversible et écrit le numéro de coulée, la nuance, la quantité et la composition chimique dans le Stock Ledger.
- Un instantané du fournisseur est capturé à ce moment - les détails du fournisseur sont figés pour la traçabilité, même si l'enregistrement du fournisseur change ultérieurement.
- Le statut du certificat passe à Committed. Le matériau est maintenant disponible pour l'allocation sortante.
Étape 5 : Générer un COC Sortant pour votre Acheteur
Prélevez sur le stock validé et construisez le COC.
- Depuis la navigation de gauche, allez à Outbound Certificates et cliquez sur New COC.
- Sélectionnez l'Acheteur dans le menu déroulant. Si l'acheteur n'existe pas encore, cliquez sur Add Buyer et remplissez les détails de l'entreprise et les mappages de spécifications personnalisés.
- Dans la section Material, recherchez le numéro de coulée ou la nuance que vous venez de valider. Sélectionnez les articles de ligne pertinents.
- TestCert déduit automatiquement la quantité allouée du Stock Ledger.
- Choisissez le Template approprié pour cet acheteur (par exemple, son format de COC préféré ou une mise en page standard EN 10204 3.1).
- Examinez l'aperçu du certificat généré. Toutes les valeurs de champ sont extraites directement du MTC entrant validé - aucune réinsertion manuelle n'est requise.
- Cliquez sur Submit for Approval pour acheminer le COC sortant via votre flux de travail d'approbation, ou cliquez sur Approve & Finalize si vous avez une autorité d'une seule étape.
Étape 6 : Envoyez le COC à votre Acheteur via Lien Sécurisé
Votre acheteur n'a pas besoin d'un compte TestCert pour voir son certificat.
- Une fois que le COC sortant est approuvé et finalisé, cliquez sur Share with Buyer.
- TestCert génère un jeton d'examen sécurisé - une URL unique et expirant, liée à ce certificat uniquement.
- Cliquez sur Copy Link et collez-le dans votre e-mail, ou cliquez sur Send via Email pour que TestCert envoie le lien directement à l'adresse e-mail de l'acheteur en dossier.
- L'acheteur ouvre le lien dans n'importe quel navigateur et peut consulter, télécharger ou imprimer le COC au format PDF. Aucune connexion n'est requise de sa part.
- L'événement de partage est enregistré dans le Audit Trail avec un horodatage et l'identifiant du destinataire.
Prochaines Étapes
Vous avez complété le flux de travail de distributeur de bout en bout. Pour approfondir chaque étape :
- Flux de Travail d'Approbation du Certificat - Configurez les chaînes d'approbation multi-niveaux, déléguez les approbateurs et définissez les règles d'escalade.
- Gestion des Certificats de Qualité - Organisez, recherchez et conservez les certificats dans tout votre inventaire.
- Émettre des Certificats Sortants - Configuration avancée du COC : modèles spécifiques à l'acheteur, signatures numériques et export XLSX.
- Inspection des Matériaux Entrants - Configurez les règles de validation au niveau de la nuance et gérez les politiques de remplacement pour votre équipe QA.