Un représentant des ventes confirme une commande de stock, imprime les documents d'expédition et se rend à l'entrepôt. Avant que le camion ne parte, quelqu'un doit trouver le certificat pour la charge spécifique qui est expédiée. Le représentant passe 20 minutes à chercher sur le lecteur partagé. Ne le trouve pas. Appelle le bureau des ventes internes. Les ventes internes vérifient l'archive des e-mails. Encore 15 minutes. Finalement, quelqu'un le trouve - ou ils l'expédient et envoient le certificat par e-mail plus tard, en espérant que le client ne pose pas de questions avant que la livraison n'arrive à l'inspection des réceptions.
Cela se produit des dizaines de fois par jour chez la plupart des distributeurs d'acier. Personne ne suit le temps. Personne ne le classe comme une perte. Le processus a toujours été ainsi, il est donc traité comme normal.
Ce n'est pas normal. C'est un problème opérationnel réparable que la plupart des distributeurs ont simplement cessé de voir.
Pourquoi les Distributeurs Normalisent Cela
Le certificat est un document d'appui dans la plupart des flux de travail des distributeurs. La transaction centrale - confirmation du stock, traitement des commandes, planification de la livraison - est bien gérée. Le certificat est une idée tardive qui est résolue d'une manière ou d'une autre avant l'expédition.
Parce qu'elle est résolvée - dans la plupart des cas - elle ne s'enregistre pas comme un défaut systémique. La chasse au certificat de 20 minutes le mardi n'est liée à celle de 45 minutes le vendredi dans l'esprit de personne. Chacun est un désagrément ponctuel. Agrégés à travers la succursale, ils représentent un coût substantiel et constant.
L'autre raison de sa persistance : les personnes qui font la chasse aux certificats ne sont pas celles qui établissent les priorités opérationnelles. Un représentant des ventes ou un coordinateur des ventes internes consacre du temps à cela parce que c'est son travail de finaliser la commande. Ils le résolvent de manière ponctuelle. Ils ne l'escaladent pas comme un problème de processus parce que ce n'est pas leur rôle de redessiner le processus.
Quel est le Coût Réel
Les mathématiques sont simples. Pour une succursale traitant 15-20 commandes par jour avec des exigences de certificat, supposez en moyenne 3 heures par jour pour l'équipe sur les travaux liés aux certificats - chasse, demandes auprès des fournisseurs, suivi des certificats manquants, assemblage de paquets pour les commandes multi-charges.
3 heures/jour × 40$/heure × 250 jours ouvrables = 30 000$/an par succursale en main-d'œuvre de récupération des certificats.
Pour les distributeurs avec plusieurs succursales, multipliez en conséquence. Avec quatre succursales, c'est 120 000$ par an - un poste de dépense suffisamment important pour financer une solution logicielle dédiée plusieurs fois.
Ce chiffre ne comprend pas le coût des expéditions retenues parce qu'un certificat n'a pas pu être localisé avant l'expédition, les certificats d'achat au comptant qui n'ont jamais été reçus et découverts uniquement à l'expédition, ou les dommages aux relations avec les clients causés par la livraison tardive des certificats.
Les Trois Points de Défaillance de la Récupération des Certificats pour les Distributeurs
Certificats classés à la réception par date, non par numéro de charge. C'est la cause structurelle de la plupart des chasses aux certificats. Lorsque les certificats arrivent de l'usine ou du courtier et sont enregistrés par date ou nom du fournisseur, le chemin de récupération au moment de la commande - lorsque l'opérateur connaît le numéro de charge du bon de commande - ne se connecte pas au chemin de classement. Chaque recherche nécessite une référence croisée que quelqu'un effectue manuellement.
Stock multi-emplacements, certificat à emplacement unique. Le matériel commandé pour l'Entrepôt A est déplacé vers l'Entrepôt B lorsque l'inventaire est rééquilibré. Le certificat est resté à l'Entrepôt A - ou plutôt, dans le dossier du lecteur partagé étiqueté au processus de réception de l'Entrepôt A. L'équipe d'expédition de l'Entrepôt B ne peut y accéder sans savoir où chercher ou qui appeler.
Certificats d'achat au comptant qui n'ont jamais été demandés. Lorsqu'un distributeur remplit une commande client à partir d'un achat au comptant - un achat non en stock d'un autre centre de service ou d'un courtier - le certificat pour ce matériau n'a peut-être jamais été demandé comme partie de la transaction. Les pratiques de certificat des fournisseurs d'achat au comptant varient. Certains incluent les certificats automatiquement ; d'autres ne les envoient que s'ils sont demandés. Le distributeur découvre le manquement lorsque le client pose la question.
Ce que les Clients Commencent à Exiger
Le seuil de livraison de certificat acceptable augmente. Les clients de la chaîne d'approvisionnement de l'aérospatiale, de la défense et de l'automobile exigent de plus en plus la livraison numérique des certificats avant la confirmation d'expédition - pas "certificat à suivre". Certains exigent que la disponibilité du certificat soit dans le même système que la confirmation de commande, de sorte que leur équipe d'inspection des réceptions puisse commencer l'examen avant l'arrivée du camion.
Pour les distributeurs desservant ces marchés, l'approche informelle « envoyer et envoyer le certificat plus tard » n'est plus viable. Elle devient une condition pour faire affaire avec les clients qui importent le plus pour les revenus.
À Quoi Ressemble une Solution
Le changement opérationnel consiste à faire de la disponibilité des certificats une partie du flux de travail de confirmation de commande, et non une pensée tardive avant l'expédition.
Lorsqu'une charge est reçue en inventaire, le certificat est indexé par numéro de charge - immédiatement, comme partie du processus de réception. Lorsque cette charge est affectée à une commande, le certificat est accessible à partir de l'enregistrement de commande. Lorsque l'équipe d'expédition récupère le bon de commande, le certificat est disponible sans recherche supplémentaire.
Cela nécessite un changement structurel : ingestion du certificat indexée par numéro de charge à la réception, accessible à partir de n'importe quel emplacement ou système disposant de visibilité sur l'inventaire. La technologie pour soutenir cela est simple. La discipline de processus pour l'appliquer de manière cohérente est la partie la plus difficile - et c'est une décision de gestion, non un achat de logiciel.
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